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Actualité RH
Les clés de l’externalisation de la paie en 3 étapesArticle, 28 septembre 2009 Décider de déléguer tout ou partie d’une application, d’un processus ou d’une activité de la fonction RH est une décision importante pour une entreprise. Le plus souvent, l'externalisation a pour objectif de libérer l'entreprise des fonctions dites à faible valeur ajoutée, ce qui permet de dégager du temps donc d'accroître les gains de productivité. My RH Line vous présente ici des pistes destinées à bien mesurer les enjeux d’un projet d’externalisation de la paie. Vous y trouverez des exemples, des questions types présentées en trois étapes clés pour la réussite de votre projet.1ère étape : Définir clairement les objectifs à atteindrePourquoi externaliser la gestion de la paie ?Les raisons de l’externalisation peuvent être multiples et vont être déterminantes pour la suite des opérations. L’entreprise est-elle contrainte par le départ d’un collaborateur référent qu’elle n’aura pas remplacé (faute de temps, de candidats, …), par des enjeux financiers (objectif de réduire les coûts des fonctions support de l’entreprise, d’optimiser les dépenses, …), la taille de l’entreprise ne lui permet pas de disposer d’une service ressources humaines pour traiter les fiches de paie…. Il n’existe pas de bonnes ou mauvaises raisons pour externaliser mais il est nécessaire de bien analyser le fonctionnement de son entreprise pour répondre au mieux à ses besoins.
Bien cadrer les besoins en fonction du contexteEn fonction de la taille, du nombre d’établissements, de la complexité des réglementaires, et du climat social, le niveau d’externalisation retenu ne sera pas le même.
Externaliser la paie pour une société qui a l’habitude de gérer ce traitement en interne depuis des années n’est pas une opération aisée. Il est primordial de la réaliser par étapes. En général, la première étape consiste à externaliser les moyens informatiques puis une fois cette opération réussie, les étapes suivantes peuvent être envisagées. Il est nécessaire de bien définir les objectifs et de vérifier la faisabilité de l’externalisation de la paie avant de s’engager dans cette voix. Par exemple : une TPE ou une petite PME va préférer externaliser la gestion de ses bulletins de paie auprès d’un cabinet comptable. Car en général en dessous de 150 à 200 bulletins de paie, le recourt à un prestataire d’externalisation de type société de service, SSII, n’est pas rentable car les coûts de mise en œuvre des solutions informatiques (coût de mise en place, d’hébergement et de maintenance) sont trop élevés par rapport aux volumes à traiter et le retour sur investissement n’est pas au rendez-vous.
Au-delà de 200 salariés, l’entreprise peut envisager d’externaliser la production de sa paie auprès d’une société de service spécialisée dans l’externalisation de la paie Mais que peut on externaliser ?Il existe plusieurs niveaux d’externalisation et divers types de prestations de service :
- L’externalisation des moyens informatiques (prestations associées : infogérance de l’application paie et des bases de données associées, maintenance applicative, maintenance du réglementaire, …)
- L’externalisation de la production à proprement dite de la paie (Prestations associées : saisie des éléments variables, contrôle des bulletins, gestion du déclaratif, …), on parlera de BPO, de délégation de fonction, de service full management.
- L’externalisation des opérations dites post paies (prestations associées : éditique, mise sous pli, envois des bulletins, archivage sous gestion électronique de document, cd-rom, … )
Par exemple :
Une PME d’environ 1000 salariés peut, dans un premier temps, se contenter d’externaliser ses moyens informatiques en confiant les prestations d’hébergement, de maintenance applicative auprès de son éditeur ou d’un tiers.
Elle pourrait également confier à celui-ci les opérations d’édition des bulletins, de mise sous plis, d’envoi (papier ou électronique) et d’archivage.
2ème étape : Vérifier la faisabilité d’une telle opérationLe projet est il réalisable ? Quel sera le retour sur investissement ?Il est primordial de bien mesurer la complexité de son réglementaire et de ses processus de gestion internes avant de se lancer. Tout n’est pas externalisable, il est parfois plus prudent de simplifier ses processus internes en amont.
Il faudra déterminer le retour sur investissement (ROI) attendu :
- Coût de production de la paie en interne (couts engendrés par l’application de gestion de la paie, rémunération des personnes en charges de la paie, coûts liés aux opérations d’acheminement des bulletins et d’archivages, …)
- Coût du projet d’externalisation (temps passé en interne sur le projet, coût des prestations de conseil, de l’acquisition d’une nouvelle solution de gestion de la paie, …)
- Coût récurrent de la prestation d’externalisation
Les contrats d’externalisation sont conclus, la plupart du temps, pour une durée de trois à cinq ans, il faudra donc mesurer le ROI sur une période de 3 à 5 ans, en incluant, si on le souhaite, le coût d’une éventuelle ré-internalisation à terme en cas de non satisfaction ou de changement de politique interne.
3ème étape : Trouver le bon prestataireDepuis 5 ans, le marché français de l'externalisation de la paie et des RH a vu naître un certain nombre de nouveaux acteurs.
En 2004, on comptait, en France, une dizaine de sociétés de service. Aujourd’hui, ce chiffre a été multiplié par trois ou par quatre. L’externalisation commence à se développer et un certain effet de mode a motivé bon nombre de sociétés à développer ce service par opportunité. Pour ne pas avoir de mauvaises surprises, il est important de poser les bonnes questions pour choisir son prestataire :
Au niveau informatique :
- Peut on visiter votre salle machine ? Au niveau du projet de mise en place :
- Pouvez vous nous remettre les cv de l’équipe projet ? Au niveau de la prestation de service :
- Pouvez vous nous remettre les cv des personnes en charge de l’élaboration de notre paie ? Au niveau des engagements contractuels :
- Quelles sont les garanties concernant la mise en place de la nouvelle solution paie ?
- Concernant les moyens informatiques, quelles sont les garanties en terme de disponibilité des applications ?
- Peux t on établir une convention de service définissant clairement les obligations de moyen et les obligations de résultats ? - Disposez vous d’une assurance en cas de problèmes liés aux déclarations sociales…? Quel dédommagement en cas de problèmes ?... Ces questions sont présentées à titre d’exemple, la liste est loin d’être exhaustive.
Une dernière question à ne surtout pas oublier lors de la rédaction du contrat, « que comprend le coût de l’externalisation de la paie ? ». En effet, bien souvent, les contrats restent vagues et ne détaillent pas précisément la prestation ou laissent le doute. Demander à ce que tout soit écrit noir sur blanc, permettra d’éviter les surprises par la suite et voir votre budget malmené.
L’externalisation de la paie doit donc être appréhendée avec vigilance et sans hâte.
Prenez le recul nécessaire pour mener à bien ce projet ou faites-vous accompagner par des spécialistes de la question. Prenez garde à bien identifier les obligations de votre futur prestataire : quels sont les obligations de moyen et quels sont les obligations de résultat. Cadrez, étudiez la faisabilité et choisissez le bon partenaire car il le sera pour quelques années.
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