Redonner du sens aux horaires

Publi-reportage publié le 11/04/2017

 

Les emplois du temps au cœur de l’innovation sociale, de la transformation numérique et de la performance économique.

 

Les premiers clients de l’entreprise ne sont plus ses clients mais ses collaborateurs. L’entreprise adopte désormais une approche marketing avec ses collaborateurs comme elle le fait avec ses clients ! La table de ping-pong ou le baby-foot ne suffisent plus, le salarié, n’est plus seulement un employé ou un collaborateur, il est devenu un acteur de l’entreprise !

 

Saviez-vous qu’après les salaires, les plannings sont la 2ème source de préoccupation des français ?

Pas étonnant, quoi de plus important que le planning, il est le fil conducteur de notre quotidien à tous, le chef d’orchestre de nos activités, le trait d’union entre nos vies personnelles et professionnelles.

Pour l’entreprise aussi, le Temps est au cœur de toutes ses opérations et préoccupations. Elle doit toujours faire mieux tout en maîtrisant ses coûts et sa marque employeur pour attirer et surtout retenir les meilleurs talents.

Pour les clients, c’est toujours « tout, tout le temps, tout de suite, plus vite ». La digitalisation donne le tempo depuis plusieurs années. Elle décloisonne les limites temporelles et physiques tout en poussant les entreprises à proposer toujours plus de services et un parcours multicanal sur une plus large amplitude horaire. La mise en place de services 365 jours par an, 7j/7, 24h/24 ne sera désormais plus un différentiateur mais la norme : chaînes de restauration, salle de sport, service clients, ou même les discothèques… autant d’activités qui s’adaptent pour mieux répondre aux attentes des consommateurs. D’ailleurs, de la boutique au site marchand, les enseignes développent désormais une approche intégrée pour proposer une expérience shopping, in situ, mobile ou online, quasi continue.

Avec une amplitude d’ouverture étendue et une fluctuation de l’activité plus forte, la maîtrise du temps devient chaque fois plus un des socles du succès. Seulement, les entreprises attachent trop souvent plus d’importance au contrôle des horaires qu’à leur planification prévisionnelle. Il est l’heure pour les DRH de prendre le contrôle des plannings afin d’assurer un pilotage stratégique des effectifs et mieux soutenir le management opérationnel qui doit répondre aux impératifs « terrains » du business.

 

Le défi de la planification optimisée des RH et des activités

La planification des RH relève d’un processus clef de la gestion des emplois du temps (horaires et tâches) car il doit concilier les intérêts de l’Entreprise, de ses Salariés et de ses Clients.

Lire Planification Stratégique – Carnet d’Expériences : « Rentabilité d’entreprise, épanouissement des employés, qualité de service : un équilibre vertueux est-il atteignable au quotidien ? »

Au cœur de la performance des organisations, on retrouve donc une gestion optimisée des emplois du temps qui s’inscrit directement dans une démarche d’innovation sociale, dans le processus de transformation numérique et dans la recherche de la performance économique. Mais les clichés ont la vie dure et pour dépasser l’image autoritaire, répressive et de contrôle qui colle à la gestion des temps, il faut remettre les plannings au centre de la vie de l’entreprise : 3 pistes à explorer.

 

1/Améliorer l’engagement des collaborateurs, acteurs d’un processus transversal et transparent 

Que l’on parle d’équilibre vie professionnelle / vie privée, ou de l’évolution des organisations et des usages (télétravail, horaires adaptés, flexibilité, mobilité, covoiturage, RSE…), il est nécessaire d’intégrer ces dimensions au processus de planification et de transformer nos rapports au temps et au travail. 

« Qui de plus légitime que le collaborateur pour co-construire son planning ? ». Il est désormais possible d’impliquer chaque acteur de l’entreprise (Marketing, Finances, Commerce, Production) dans ce processus socialement critique. De fait, la gestion des emplois du temps évolue vers une dimension plus collaborative et équitable car les salariés eux-mêmes ont envie de maîtriser davantage leur planning, leurs absences, leurs congés voire même d’échanger leur planning directement avec leurs pairs.

 

2/Développer la polyvalence et des organisations nouvelles adaptées aux mutations de chaque métier

Tout comme pour le grand public, les technologies digitales gomment peu à peu les barrières temporelles et accélèrent les échanges professionnels. La polyvalence est devenue indispensable pour s’adapter plus rapidement aux nouveaux canaux et métiers.

Dans le même temps, le législateur fait aussi évoluer le cadre réglementaire (travail du dimanche, loi travail, droit à la déconnexion).

Lire Quand le digital réinvente l’expérience client…La maîtrise du temps, un enjeu clef des points de vente.  

L’outil numérique doit donc permettre d’accélérer les workflows et les processus. La planification des RH et l’automatisation du calcul sous contraintes permettent d’éviter les pénuries de compétences mais également le sureffectif qui met en péril la rentabilité ; et cela tout en respectant le cadre légal (droit du travail, conventions collectives, accords d’annualisation…) et l’agilité qu’il peut offrir.

 

3/Aligner les ressources sur les besoins, la modélisation d’activité comme postulat à la gestion des temps 

Pour positionner « La bonne Personne, avec la bonne Compétence, au bon Moment, au bon Endroit », il faut partir d’une problématique terrain et des données métier (nombre de colis pour la Logistique, commandes pour le E-commerce, couverts pour la Restauration, données d’encaissement pour le Commerce…). Au même titre que les compétences et la contribution de chaque collaborateur, la prévision d’activité joue un rôle majeur dans le dimensionnement RH. Il est indispensable de projeter l’entreprise dans différentes échelles de temps (année, mois, semaine, jour, intra-journalière) qui permettront de calculer des durées et des plannings adaptés à la courbe prévisionnelle d’activité. 

Pour vous aider dans vos réflexions, nous vous invitons à télécharger le guide pratique « Les 13 règles d’Or de la Planification des RH ».

 

Holy-Dis propose une offre complète de fonctionnalités (site ou cloud) articulées autour de la gestion des emplois du temps : Administration du personnel, Prévision d’activités, Planification optimisée des RH, Annualisation / Modulation du temps de travail, Présences et Absences, Gestion des temps, Pilotage en temps réel des effectifs, Suivi des performances, Portail Collaborateurs.

 

 

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