Selon la définition officielle la production de la paie correspond « au contrôle de la bonne valorisation en paie des évènements touchant la situation des salariés et  l’ensemble des activités post-paie (déclarations, cotisations,…) ». Aujourd’hui même si cette fonction reste un des éléments indispensables à la bonne marche de l’entreprise, elle n’en demeure pas moins une des tâches à faible valeur ajoutée. D’où la montée en puissance au cours des dix dernières années, de la tendance à l’externalisation de la gestion de la paie qui permet en théorie, à l’entreprise d’augmenter ses gains de productivité en s’exonérant des contraintes chronophages liées à l’administration de cette fonction.

Mais quels sont dans la réalité les véritables enjeux liés à l’externalisation de la paie ? Quels bénéfices l’entreprise est-elle en droit d’espérer en externalisant cette fonction ? Doit-on externaliser envers et contre tout ou parfois, vaut-il mieux conserver en interne la maîtrise et le pilotage de cette fonction administrative ? Décider de déléguer tout ou partie d’une application, d’un processus ou d’une activité de la fonction RH est une décision à ne pas prendre à la légère. Voici quelques éclairages sur comment arbitrer ce choix.

Fin 2009, l’Observatoire Cegos publiait la sixième édition de l’étude Fonction Ressources Humaines qui rendait compte de l’évolution de la Fonction RH dans les entreprises. A cette occasion, 135 DRH gérant 712 000 salariés ont été interrogés. Les résultats montrent que 36 % des entreprises externalisent tout ou partie de la fonction paie. Si l’on regarde de plus près en prenant en compte le critère de taille des organisations, il apparaît que parmi celles de 1 000 à 5 000 salariés, elles sont plus de la moitié à externaliser tout comme un tiers des PME de 200 à 1 000 collaborateurs. Plus l’effectif diminue, plus les entreprises conserve la maîtrise de la fonction paie en interne. Seulement 20 % des PME de moins de 200 salariés externalisent.

Enfin aussi étonnant que cela puisse paraître, parmi les entreprises de plus de 5 000 salariés, elles sont à peine 24 % à faire le choix de recourir à un prestataire extérieur. Olivier Sorel, Consultant études Cegos, explique ce phénomène par « la complexité organisationnelle de certaines structures qui couvrent plusieurs métiers rendant délicat l’externalisation. Plus la fonction paie est complexe, plus il sera avantageux pour l’entreprise de conserver la maîtrise en interne, notamment pour des raisons inhérentes aux coûts ».

A noter, néanmoins que l’idée d’une future externalisation de la gestion de la paie continue de séduire. En 2010, près des deux tiers des décideurs RH interrogés par Markess International envisageaient, à plus ou moins court terme, de recourir à des services d'externalisation dans le cadre de la fonction ressources humaines, notamment pour la gestion administrative des RH (paie, administration du personnel). Pour Pascale Boyaval, directrice marketing au sein du groupe Cegid,  « il n’y pas eu de véritable mouvement de fond comme nous aurions pu l’imaginer. Il y a des entreprises qui continuent d’externaliser quand d’autres choisissent de ré-internaliser ».

Pourquoi doit-on externaliser ?

Quelles sont les raisons liées à cette relative atonie sur le marché de l’externalisation de la paye ? Selon la directrice marketing du groupe Cegid, « les entreprises qui ré-internalisent veulent réduire leurs coûts et cela concerne aussi bien les organisations de petite taille que les PME plus conséquentes. Mais ce que l’on peut dire de manière certaine c’est que le marché s’est structuré au cours des dernières années et affiche aujourd’hui une réelle maturité ».

Olivier Rouas, Directeur commercial Cegedim SRH, attribue la tendance à l’externalisation de la paie à plusieurs raisons. Tout d’abord, la nécessité pour l’entreprise de s’assurer qu’elle est en conformité avec tous les aspects légaux ayant trait à la gestion de la paie. Autrement dit, il semblerait que les organisations aient aujourd’hui des difficultés à maintenir un haut niveau de compétences sociales et juridiques qui soit en permanence mis à jour. En externalisant, la gestion de la paie à des experts, constamment informés des évolutions en la matière de droit social, l’entreprise diminue les risques de conflits voire d’erreurs. « Les entreprises qui externaliser aujourd’hui la gestion de leur paie, poursuivent des objectifs de qualité de service plus que d’optimisation des coûts », surenchérit l’expert de Cegedim SRH.

« La gestion de la paie en France n’est pas une tache simple et un des intérêts de l’externalisation de la paie est de bénéficier d’experts paie au fait des dernières évolutions. La prévisibilité des couts et leur linéarité sont des éléments importants du dispositif de l’externalisation en mettant notamment l’entreprise à l’abri d’éventuels effets de seuil. Il est assez fréquent que l’externalisation génère une économie de 10 à 20 %. Toutefois, même en l’absence de réduction de coût, l'entreprise gagne en flexibilité et en sécurité et participe à la transformation de la fonction RH » précise Marie Garaix, responsable marketing chez Meta 4.

A écouter les acteurs du marché, c’est donc la recherche de la qualité de la prestation qui amène les entreprises à externaliser. Pas étonnant, car orchestrer la gestion de la paie, particulièrement en France, relève parfois du casse-tête chinois comme le confirme Pascale Boyaval : « gérer la paie, c’est complexe. Bien souvent, les organisations possèdent des ressources internes dotées des compétences nécessaires pour orchestrer l’ensemble du processus paie. Jusqu’au jour où ces ressources s’en vont, à la retraite par exemple. Faute de candidats, l’entreprise peut alors envisager de confier la fonction paie à un prestataire externe. La perte de la ressource interne est sans aucun doute, un des catalyseurs pour la mise en place d’un projet d’externalisation de la paie ». D’ailleurs, les experts RH rappellent bien volontiers que n’importe qui, ne peut pas s’improviser sur la gestion de la paye, notamment pour des raisons de confidentialité.

Parmi les arguments qui poussent en faveur de l’externalisation figure également la volonté d’homogénéiser la gestion de la paie en créant une règle commune à toutes les entités de l’entreprise. « Les entreprises ont un vrai besoin de centralisation et de gestion homogénéiser de cette fonction », souligne le directeur commercial de Cegedim SRH. Enfin externaliser la fonction paie, permet aux RH de se recentrer sur leur cœur de métier. Et il serait temps car comme le montre François Godreau, directeur du pôle consulting ADP spécialiste des services autour de la paie et des RH : « aujourd’hui 70 % de l’activité d’un DRH est consacrée à la gestion des tâches administratives. L’externalisation de la paie permet de concentrer le potentiel RH vers des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la gestion des hommes et des compétences ».

Les raisons de l’externalisation sont donc multiples et tiennent autant à des questions de rareté des profils sur le marché de l’emploi qu’à des enjeux financiers ou encore à des problématiques de taille de l’entreprise.

« Externaliser mais pas à n’importe quel prix »

Que ce soit pour le choix d’un prestataire ou d’un logiciel de paie, la question du coût doit être posée et il s’agit de la considérer à un niveau plus global comme l’explique le directeur du pôle consulting ADP, « il faut déterminer le coût complet (TCO) de la fonction paie mais aussi l’administration du personnel et la gestion des temps qui y sont nécessairement chevillées ». Il n’y aurait donc pas de bonnes ou de mauvaises raisons pour externaliser. « Il est seulement question de bien analyser le fonctionnement de son entreprise pour répondre au mieux à ses besoins », insiste Christophe Patte, dirigeant fondateur du cabinet de conseil Human Start Consulting.

Plus concrètement, une TPE ou une petite PME va préférer externaliser la gestion de ses bulletins de paie auprès d’un cabinet comptable. Car en général en dessous de 150 à 200 bulletins de paie, le recours à un prestataire d’externalisation n’est pas rentable. En revanche, au-delà de 200 salariés, l’entreprise peut envisager d’externaliser la production de sa paie auprès d’une société de service spécialisée. « Les entreprises qui s’inscrivent dans des logiques de croissance externe sont particulièrement enclines à externaliser la gestion de la paie », indique Olivier Rouas.

Pour Olivier Sorel, Consultant études Cegos, la question du coût est un faux débat. Car internaliser la gestion de la paie génère également des coûts qui ne sont pas nécessairement valorisés en interne. Il faut, en effet, acquérir une licence, implémenter la solution sans oublier la maintenance annuelle de l’outil et les coûts inhérents à la formation des utilisateurs. Pour François Godreau, « externaliser c’est variabiliser le coût de la gestion de la paie en fonction des effectifs présents dans l’entreprise. Dans un contexte de crise, c’est évidemment un argument fort surtout quand on sait que les gains avoisinent en moyenne les 20 % et que le retour sur investissement se fait déjà au bout d’une année ».  

Le spectre de la perte de contrôle

Mais qu’est-ce qui se cache en vérité derrière un acte de paie ? Pour Pascale Boyaval, « l’acte de paie donne à voir l’organisation même de l’entreprise dans ses sillons les plus profonds : les arrêts maladie, les RTT ou encore les heures supplémentaires. En externalisant, les entreprises ont le sentiment de moins maitriser l’administration de leur propre personnel. Cela pose évidemment la question du pilotage et de l’optimisation des processus de gestion des RH ».

Le choix de l’externalisation reste donc une étape importante pour l’entreprise, qui se doit alors de définir précisément la relation qu’elle compte établir avec son prestataire. « La problématique autour d’une éventuelle perte de contrôle est largement retombée au cours des dernières années. L’externalisation de la paie est aujourd’hui pilotée par des indicateurs de suivi qui rendent compte de la qualité de service rendu aux salariés des entreprises.

Au sein des projets, il y a un véritable lien de partenariat et le pilotage global est assuré conjointement par le client et le prestataire », précise François Godreau. A noter que l’externalisation peut ainsi se limiter à plusieurs niveaux, allant de l’externalisation complète à une relation plus partielle, laissant à l’entreprise le soin de la saisie de certaines données. « Il est alors essentiel de définir très précisément les termes du contrat et de délimiter les obligations et les rôles de chacune des parties afin d’éviter les conflits liés à cette répartition des rôles et des compétences », met en garde Christophe Patte avant d’ajouter que le point de vigilance majeur concerne la gestion du changement au sein des organisations, « un projet d’externalisation doit être mis en place dans un climat social serein sous peine de mettre en péril les grands équilibres RH sur lesquels reposent la pérennité de la performance des organisations ».

Emilie Vidaud

* MARKESS International est un cabinet d’études et de conseil qui analyse la modernisation et la transformation des organisations privées et publiques avec les technologies de l'information.

La paie : un domaine souvent mal appréhendé en termes de coûts

On fantasme beaucoup sur les coûts et la productivité de la gestion de la paie. Certains n’hésitent pas à évoquer des coûts de bulletin inférieurs à 10 € et des ratios de productivité supérieurs à 500 bulletins par gestionnaire et d’autres d’évoquer des prix de l’ordre de 30 € et des ratios de 200 bulletins. La vérité, c’est qu’ils ont tous raison … mais qu’ils ne parlent pas de la même chose !

Pour le DG, le DRH, le DAF ou le responsable Paie qui essaie de se « benchmarker » et qui souhaite savoir s’il peut faire mieux (en qualité et en productivité), l’exercice n’est pas simple … et il est vrai qu’aujourd’hui cette fonction « Administration du personnel et Paie » est souvent pointée du doigt car elle « coûte » à l’entreprise sans réelle valeur ajoutée perçue (après tout, sortir des bulletins de paie, ce n’est que l’application et le respect de règles connues et règlementaires !).

Cette valeur ajoutée est pourtant bien réelle mais elle n’est « perçue » que par défaut, c’est-à-dire lorsque cela se passe mal ! L’image d’une DRH peut très rapidement être dégradée à la suite d’erreurs de paie, d’absence de réponse claire, de réactivité car, c’est bien légitime, le collaborateur attend de son employeur une paie juste et dans les temps.

Or, sortir cette paie juste et dans les temps, finalement et contrairement aux idées reçues, ce n’est pas si simple … Le service Paie se retrouve, dans des calendriers contraints à devoir satisfaire d’une part ses nombreux clients internes et d’autre part les obligations légales et sociales tout en annihilant tout risque d’erreurs et de non-respect des délais.

Entre qualité de services et productivité, les entreprises doivent-elles choisir ? ou peuvent-elles satisfaire ces deux objectifs ?

C’est la bonne question. Le maintien ou l’amélioration de la qualité doit être l’objectif premier. Je considère qu’une DRH qui souffre d’un déficit d’image sur ce point, c’est anormal (une fois de plus, cette qualité fait partie des responsabilités de l’employeur !) et que, urgemment, il faut apporter des réponses aux dysfonctionnements.

La productivité, elle, doit être appréciée au travers de la question « paie-t-on le ‘juste prix’ pour notre bulletin de paie ? ». Ce ‘juste prix’, comme évoqué, peut faire l’objet de fantasmes. La réalité, c’est qu’il s’établit entre 20 et 30 €, fonction de la complexité réglementaire des entreprises. Ce prix peut paraître élevé mais, une fois de plus, il faut savoir de quoi on parle ! Pour bien estimer ce prix, il faut additionner les coûts internes (masse salariale des gestionnaires et des informaticiens en charge du système) et les coûts externes (logiciels, maintenance, prestataires, …) et ce, non seulement sur l’activité de paie, mais aussi sur les activités contribuant à l’élaboration de la paie (gestion administrative, gestion des temps). En effet, l’optimisation du coût de la paie passe aussi par l’optimisation des processus amont de gestion et des processus aval (post-paie).

Quelles sont les clés de l’amélioration de la gestion de la paie ?

Nos recommandations passent tout d’abord par la réalisation d’un diagnostic de l’existant qualitatif et quantitatif permettant de positionner objectivement les organisations Paie. Nos audits passent en revue tout ou partie des 5 catégories d’indicateurs suivants :

• Qualité : zéro-défaut (taux de recyclage, taux d’erreurs, recouvrement des IJ, …), satisfaction des clients, sécurité, respect des délais (virements, OPS, …), respect de la réglementation
• Economiques : productivité (ratio bulletin et appels traités), optimisation des achats (coût complet du bulletin, …), optimisation des charges internes / externes, optimisation des profits (contentieux, montant des IJ à recouvrir, …)
• Humains : adéquation des compétences (techniques, relationnelles, managériales, …), engagements des collaborateurs (turn-over, absentéisme, ..), évolution des compétences
• Outils : zéro-défaut (anomalies, indisponibilité, …), évolutivité (délais de correction, …), automatisation
• Processus : efficience, respect des procédures, standardisation, amélioration continue

Plus d’une cinquantaine d’indicateurs peuvent ainsi être analysées et benchmarkés pour connaître où se situent réellement les points d’amélioration. Cette vision objective de l’existant permet à nos clients de se focaliser sur les vrais points d’amélioration en évitant les solutions « toutes faites » (il faut externaliser !) ou les solutions onéreuses et risquées (il faut changer de systèmes !).

Les scénarios et les actions qui sont ainsi définis permettent de prendre une décision éclairée et chiffrée sur les évolutions à mener : évolution de l’organisation (mise en place de CSP, externalisation partielle ou complète, décentralisation, revue des contrats de services, …), évolution des outils (renforcement des fonctionnalités, dématérialisation et automatisation, meilleure intégration, changement d’outils, …), évolution des processus et des compétences (communication, formation, meilleure répartition des tâches, …)

En conclusion, quelle performance pour les services Paie ?

De plus en plus, aujourd’hui, des offres de services promettent des gains de productivité importants par la mise en place de nouvelles solutions (outil et/ou services). La réalité est que ces gains de productivité ne doivent pas se faire au détriment de la qualité et, sur ce point, le DRH doit être vigilant pour bien maîtriser cette qualité et pour aussi maîtriser son « retour sur investissement ».

Les clés de la performance passent aujourd’hui par :

• Un outil SIRH à l’état de l’art offrant des processus collaboratifs, la dématérialisation et l’automatisation de tâches administratives et déclaratives
• Une organisation orientée « service clients » et favorisant la réactivité
• La maîtrise du domaine et une expertise forte en interne, capable de sécuriser le processus

Thomas Estadieu, Directeur Associé, ConvictionsRH

www.convictionsrh.com

Au cours des dernières le marché français de l'externalisation de la paie et des RH a vu naître un certain nombre de nouveaux acteurs. En 2004, on comptait, en France, une dizaine de sociétés de service. Aujourd’hui, ce chiffre a été multiplié par trois voire par quatre. Mais alors, comment s’y retrouver et opter pour le bon prestataire ? L’externalisation de gestion de la paie doit être appréhendée sans précipitation et avec beaucoup de vigilance. Il faut cadrer et étudier la faisabilité du projet afin de choisir le bon partenaire, car il le sera pour quelques années. Pour ne pas avoir de mauvaises surprises, il est important de se poser les bonnes questions. Petit guide méthodologique

« Le marché de l’externalisation compte un très grand nombre de prestataires avec plus ou moins d’expérience. Choisir une structure ayant moins de cinq ans d’existence, comporte un risque », souligne Christophe Patte, dirigeant fondateur du cabinet de conseil Human Start Consulting*. Avant la mise en place de tout projet d’externalisation, il est important d’avoir une visibilité sur les compétences du prestataire mais aussi sur la façon dont fonctionne ses équipes. Il convient également de vérifier si ce dernier possède ses propres outils informatiques, tout comme il est essentiel de passer en revue la méthodologie projet qui sera appliquée le cas échéant.

Tout ceci est un gage de la qualité des prestations qui pourraient potentiellement être fournies par la société d’externalisation. Pour mesurer la qualité des prestations, les spécialistes RH invitent l’entreprise à se poser deux questions : les bulletins de salaire comportent-ils de nombreuses erreurs ? Les délais sont-ils respectés ? Si la réponse est non à l’une de ces deux questions, passez votre chemin !

La qualité des équipes

Avant toute chose, il est essentiel de vérifier les compétences des personnes qui auront la charge de mener vers la réussite votre projet d’externalisation de la gestion de la paie. « Les compétences en Droit de la sécurité sociale doivent être réelles », insiste Christophe Patte avant de surenchérir « plus qu’un service juridique, il doit s’agir d’un bureau social. L’équipe projet doit être capable de suivre les évolutions législatives mais aussi de maîtriser les conventions collectives ». Autre point de détails à prendre en compte : la structure des effectifs. « Combien de personnes travaillent au service paie ? Au service juridique ? N’hésitez pas également à consulter les CV et bien sûr, demandez à rencontrer les équipes », conseille vivement le cabinet de conseil Human Start Consulting.

Pour Olivier Rouas, Directeur commercial Cegedim SRH, « engager un projet d’externalisation, c’est avant tout construire un partenariat de service sur une durée moyen/long terme. Des hommes vont collaborer ensemble, la relation humaine est donc essentielle. Certains clients font l’erreur de partir sur un projet d’externalisation comme ils partent sur un projet progiciel, oubliant ainsi la dimension humaine qui constitue pourtant un des fondamentaux de la réussite du projet ».

La démarche outil

Attention aux sociétés qui externalisent leurs moyens informatiques. Car en ajoutant des intermédiaires, vous exposez votre entreprise non seulement à des risques d’erreurs mais aussi à un allongement de la durée de traitement de vos dossiers. Afin de vérifier que le prestataire propose une solution informatique viable, cohérente et pérenne, Christophe Patte recommande de visiter la salle des machines mais aussi de questionner le prestataire sur les points suivants :

« Comment la solution est-elle gérée ? Où les informations sont-elles hébergées ? Quelles sont les solutions de back up ? Dans quel langage informatique, l’application a-t-elle été développée ? Est-il simple de trouver des compétences sur le marché ? ».

La méthodologie projet

Externaliser, c’est adopter une méthodologie projet. « On n’externalise pas seulement un processus informatique », met en garde le spécialiste RH. Et pour cause, certains prestataires positionnés comme des éditeurs de solutions, n’ont pas hésité à élargir leur champ d’actions. Mais attention, « ils sont souvent restés dans la logique de l’éditeur », précise Christophe Patte avant d’ajouter que « certains prestataires oublient d’analyser les flux internes de gestion, les plannings paie ». Une erreur qui peut coûter cher. Voilà pourquoi il est essentiel de poser des questions telles que : quelles sont les garanties concernant la mise en place de la nouvelle solution paie ? Concernant les moyens informatiques, quelles sont les garanties en termes de disponibilité des applications ?

Les engagements contractuels

Bien souvent, les contrats restent vagues et ne détaillent pas précisément la prestation. « Demander à ce que tout soit écrit noir sur blanc, permettra d’éviter de voir votre budget malmené. N’hésitez pas à demander ce que comprend le coût de l’externalisation de la paie. Listez les tâches et les sous-tâches, identifiez clairement les déclarations sociales que le prestataire effectuera et celles dont vous garderez la charge », conseille Christophe Patte. Vous êtes également en droit de demander à ce que soit établie une convention de service définissant clairement les obligations de moyen et les obligations de résultats. Envisagez tous les cas de figure y compris celui où il y aurait un problème lié aux déclarations sociales. Le contrat qui lie l’entreprise et le prestataire doit, en effet, être rédigé dans les moindres détails et répondre à des interrogations portant sur le délai de réponse du prestataire ou encore la personne habilitée à intervenir. Ces informations doivent figurer en annexe du contrat, tout comme la répartition précise des responsabilités de chacune des parties mais aussi les indicateurs de qualité indexés sur le coût et les conditions de sortie de contrat.

La gestion du changement

« Externaliser ne signifie ni supprimer la Direction RH ni se laisser « driver » par un prestataire », rappelle le cabinet Human Start Consulting. En tout état de cause, l’externalisation ne change rien pour le salarié. En revanche, « un déficit de communication en interne est souvent ressenti. C’est pourquoi l’entreprise doit veiller à conserver un relais qui soit capable d’expliquer une fiche de paie et d’apporter des conseils », insiste Christophe Patte. Enfin pour le dirigeant du cabinet Human Start Consulting, il est essentiel de garder la main sur les processus stratégiques. « Ce serait une erreur de donner carte blanche au prestataire. Les décisions stratégiques restent de la responsabilité de la DRH », argumente-t-il.

Le suivi dans le temps

Enfin, il est essentiel de considérer l’externalisation comme un mode projet. « Le suivi permet de se placer dans une logique de progression continue. Un projet d’externalisation se construit dans le temps et atteint son rythme de croisière au cours de la deuxième année », indique Christophe Patte. L’entreprise peut par exemple, opter pour une réunion mensuelle avec la personne en charge du dossier client. Cette dernière permet, en effet, de suivre le planning du mois précédent et d’établir celui du mois suivant. C’est lors de ces rencontres que seront vérifiés chacun des indicateurs de qualité définis dans le contrat. Un point essentiel pour la réussite pérenne d’un projet d’externalisation de la paie.

Emilie Vidaud

Témoignage d’Yves Bietrix, directeur de projet  Paie et Administration du personnel chez Cegid . Depuis 15 ans Yves accompagne des entreprises dans la mise en place d’un nouveau logiciel de paie .

Il nous fait partager son expérience .

Chaque année nous accompagnons une centaine de clients dans le changement de leur logiciel de paie et d’administration du personnel.

Cette expertise, nous l’avons construite depuis plus de 20 ans et c’est aujourd’hui une garantie supplémentaire pour qu’un projet aussi impliquant pour une DRH, soit considéré au final comme une réussite par tous les acteurs de l’entreprise.

Pour choisir un bon logiciel de paie et le partenaire avec lequel on  va le mettre en place, il y a quelques règles à prendre en considération et ce quelle que soit la taille de l’entreprise.

Règle n° 1 : se fixer des objectifs et les tenir

Optimiser ses processus de paie pour améliorer la qualité des services, harmoniser les règles, fiabiliser les traitements, prendre en compte des situations complexes liées à la gestion des temps et de  l’activité,  réduire les coûts de fonctionnement de la fonction RH … autant de raisons qui conduisent les entreprises à changer de logiciel de paie .

Avant tout, il convient de faire le bilan de la situation :

• Quels sont les atouts et les faiblesses de votre organisation ?
• Quelles sont vos attentes, celles de vos collaborateurs , celles des managers de l’entreprise et de votre direction générale ?
• Quel est votre budget financier ?
• Quel temps avez-vous à consacrer à votre projet ? De quel niveau d’accompagnement avez-vous besoin ?

Il est important d’étudier tous ces aspects, avant de vous lancer. Des idées claires sur chacun de ces points vous aideront à piloter avec succès votre projet.

Bien évidemment,  il est important de faire le bon choix du logiciel et du prestataire qui va vous accompagner.

Règle N°2 : retenir le produit dont les fonctionnalités vous permettront d’évoluer

Prendre bien en compte la situation de départ c’est une chose. Etre capable de faire évoluer régulièrement  à votre rythme vos règles de gestion en est une autre.

L’organisation des entreprises bouge constamment : évolution des effectifs, réorganisation des périmètres, mise en place de nouvelles règles d’activité…

Le service de paie doit accompagner les transformations de l’entreprise.

La direction générale ne pourra pas comprendre que la DRH soit limitée dans ses actions par son logiciel. Il vous faut avoir les moyens de réagir vite et sans souffrance pour vos collaborateurs RH.

Règle n°3 : simplifier la complexité

Dans une complexité croissante qu’elle soit légale,  déclarative, ou organisationnelle, il convient de s’assurer d’être bien accompagné au quotidien.

Chez Cegid, une équipe de conseillers , spécialistes de la paie est à votre disposition  pour vous guider dans l’utilisation de votre  logiciel et vous faire bénéficier des meilleures pratiques.

Un pôle de veille légale et  règlementaire assure  la mise à jour des logiciels et ce dès la parution des évolutions légales.

Le logiciel évolue régulièrement, plusieurs fois dans l’année pour vous garantir de bénéficier de la version la plus récente et cela sans effet big bang.

Le mode SaaS simplifie l’actualisation du système d’information et ce dans le cadre du budget initial  alloué.

Règle N° 4 : moderniser votre outil de travail avec la dématérialisation , les outils d’analyse et la mobilité.

Les logiciels ont beaucoup évolué ces dernières  années. Plus conviviaux, plus collaboratifs, ils sont aussi plus « intelligents ».

Aujourd’hui, il est beaucoup plus simple de partager les informations entre collaborateurs et managers via des self-services .

Pour se placer comme un centre d’échanges et de services auprès des divers acteurs de l’entreprise, la DRH doit disposer d’outils de communication directement intégrés à son application de paie et d’administration du personnel. Le portail des services RH sera  le reflet de la qualité de vos services.

Parmi les autres grandes sources d’efficacité, il faut également s’assurer de disposer de la nouvelle génération d’outils de Business Intelligence.

Autrefois complexe à mettre en place, le décisionnel RH est aujourd’hui très simple à manipuler, sans avoir à recourir à des spécialistes.

Tableaux de bord, dashboards RH, reporting, sont la clé d’un pilotage maitrisé.

Régle N° 5 :  au-delà de la dimension administrative, promouvoir l’innovation dans l’entreprise

Assurer un service administratif  fiable dans  les délais, c’est la première étape du succès.

C’est à cette condition que l’on peut ensuite  construire une politique de services RH innovante.

Avec les nouvelles technologies numériques, le mouvement s’accélère :   

• Viser le zéro papier en proposant de dématérialiser les bulletins et toute autre pièce du dossier salarié, en les mettant à  disposition du collaborateur dans un coffre-fort personnel et sécurisé.
• Développer l’inter activité en reliant  les salariés au service RH via  leurs smartphones et tablettes numériques et  bénéficier ainsi de l’engouement  de ces nouveaux usages
• Répondre à des attentes plus qualitatives en leur proposant des services relatifs à leurs parcours de  formation, à leurs souhaits de mobilité et d’évolution de carrière…  

Pour conclure, nous le constatons tous les jours, les projets que nous menons sont l’occasion pour la fonction RH de repenser la qualité de ses services.

Un investissement long n’est pas forcément le gage d’un projet réussi. Gardez le cap en pensant régulièrement au retour sur investissement ainsi qu’aux différents « Quik Wins » ou mesures à effet rapide qui s’offrent à vous.  

Yves Bietrix, Directeur de projet Paie et Administration du personnel, Cegid

www.cegid.fr

En matière de gestion de la paie, tout n’est pas externalisable. En effet, la plupart des experts RH s’accordent sur le pré-requis suivant : il est parfois plus prudent de simplifier ses processus internes en amont plutôt que de mettre en place un projet d’externalisation de la paie dont le retour sur investissement risque d’être défavorable à l’entreprise. Il est donc primordial de bien mesurer la complexité de son réglementaire et de ses processus de gestion internes. Mais alors, comment déterminer au plus près le retour sur investissement attendu d’un projet d’externalisation ?

Avant toute chose, il convient de mesurer le coût global de la production de la paie en interne, autrement dit : les couts engendrés par l’application de gestion de la paie, la rémunération des personnes en charges de la paie ou encore les coûts liés aux opérations d’acheminement des bulletins et d’archivages. La seconde étape consiste à évaluer le coût lié au projet d’externalisation : le temps passé en interne sur le projet, le coût des prestations de conseil ou encore les coûts liés à l’acquisition d’une nouvelle solution de gestion de la paie (gestion du changement, formation,…).

Enfin dernière étape, il ne faut pas oublier de prendre en considération le coût récurrent de la prestation d’externalisation. Pour cela comme l’explique Christophe Patte, « il faut mesurer le ROI sur une période de trois à cinq ans car il s’agit de la durée moyenne de la plupart des contrats d’externalisation. Si l’entreprise souhaite aller plus loin, elle peut par ailleurs, inclure le coût d’une éventuelle ré-internalisation susceptible d’intervenir en cas de changement de politique interne, par exemple »

Mesurer le coût de l’externalisation

Mais comment mesurer le coût réel d’un contrat d’externalisation ? A noter que ce dernier se divise en deux parties : d’une part, le montant forfaitaire qui concerne la mise en œuvre et d’autre part, le coût récurrent par collaborateur et par mois qui oscille entre 5 et 20€ pour une entreprise de 500 à 5000 salariés. « Ce coût récurrent inclut la licence, les maintenances applicative, légale et conventionnelle et des prestations de service à la carte », explique Christophe Patte avant d’ajouter que « pour garantir un service optimal et une réelle implication du prestataire, le client peut demander la mise en place d’indicateurs de qualité indexés sur une partie du coût récurrent ».

L’avantage ? En cas de retard sur le planning de production de la paie ou s’il y a un trop grand nombre d’erreurs, ce système de calcul permet de ponctionner directement sur le coût récurrent. Une convention de service peut donc être annexée au contrat et fixer les règles du jeu en cas de dysfonctionnement de la prestation de service. A noter que rares sont les entreprises qui ont recours à cette fameuse clause de réversibilité comme le confirme cet expert RH, « la clause de réversibilité est surtout théorique mais on n’est jamais trop prudent et mieux vaut prévoir les conditions de sortie de contrat. Car c’est souvent dans ce cas de figure que les clients doivent mettre la main à la poche ». Car même si le client reste propriétaire de ses données et que cette mention est inscrite dans le contrat, elle n’est pas suffisante. Il faut en effet préciser dans le contrat, que le prestataire devra fournir la base de données au format demandé par le client et indiquer le coût de cette opération.

Emilie Vidaud

Expert depuis plus de vingt ans des solutions de gestion du Capital Humain, Meta4 est reconnu dans le secteur comme l’un des trois fournisseurs majeurs mondiaux en application de gestion de Paie et Ressources Humaines. Meta4 offre des solutions adaptées aux problématiques des moyennes et grandes entreprises et ce, tous secteurs d’activité confondus. Dans le cadre de ce dossier spécial consacré à l’externalisation de la gestion de la paie, Marie Garaix, Responsable marketing Meta4 France, livre son point de vue sur les récentes évolutions du marché, tout en réaffirmant la nécessité de proposer une offre toujours plus flexible et adaptée aux besoins des organisations. Entretien

Quelles sont les grandes tendances en matière d’externalisation de la gestion de la paie ?

La mise à jour du réglementaire est désormais externalisée par une majorité des entreprises. Ce que l’on constate aujourd’hui sur le marché, c’est l’émergence de demandes d’externalisation pour une prise en charge de l’ensemble de la production de la paie mais aussi la veille légale sans oublier l’exploitation à proprement parler de la paie. Cette tendance témoigne de la volonté des organisations à optimiser leurs pratiques RH en confiant la gestion de ces taches à leur prestataire tout en équipant, en mode SaaS, leurs managers opérationnels d’outils ergonomiques et décentralisés de gestion administrative.

Quels sont les différents niveaux d’externalisation proposés par Meta4 ?

Notre offre se décline en bouquets de services afin de permettre une externalisation progressive et à la carte, allant de l’externalisation partielle au BPO, pour une meilleure adéquation au contexte de chaque entreprise. Le bouquet de services principal concerne l'externalisation de l'hébergement de la plateforme SIRH et le maintien en conditions opérationnelles de la paie. Les bouquets de services complémentaires proposent l'externalisation de l’exploitation et de la production de la paie, des déclaratifs individuels et collectifs de gestion du personnel se déroulant tout au long du mois.

Il est important de retenir cette notion de progressivité et de souplesse dans les  projets d’externalisation que nous conduisons en étroite collaboration avec nos clients. Car aujourd’hui, les entreprises ont plus que jamais besoin de réactivité et d’un service personnalisé au plus près de leurs besoins. Cela est rendu possible grâce à la performance et l'évolutivité de notre plateforme applicative, notamment par sa capacité à intégrer les évolutions législatives et à offrir accès à des processus décentralisés et contrôlés de collecte et de diffusion d’informations RH.

Maîtriser l’organisation, gérer les talents et offrir à l'entreprise des services RH innovants sont autant de missions que les Directions des Ressources Humaines placent aujourd'hui au cœur de leur organisation. Comment répondez-vous à ces nouveaux enjeux ?

Effectivement, l’activité RH a beaucoup évolué et implique désormais des logiques de gestion collaborative et de pilotage RH. Il est donc primordial pour l’entreprise de disposer d’outils permettant de consolider l’information. Chez Meta4 nous proposons des suites intégrées autour de modules de Paie et Administration du personnel, Gestion des Temps, des Talents, Analyses RH de type ActiveDashboard, qui sont organisées autour de l’individu dans une seule et unique base de données. Ce qui représente de véritables avantages compétitifs dans la mesure où cela permet de garantir la cohérence de l’information et de gérer l’ensemble des composantes associées à la gestion des ressources humaines.

Elles reposent, par ailleurs, sur une plateforme technologique puissante.En effet, hautement collaboratives, elles permettent aux Directions des Ressources Humaines de déployer de nouvelles stratégies RH en mettant en relation et en informant les acteurs de l’entreprise afin de mieux recruter, fidéliser et mobiliser les collaborateurs de l’entreprise.

Tout cela est facilité par un traitement efficace de la temporalité des informations salariés et organisationnelles. Car, c’est bien cela le rôle véritable d’un SIRH : analyser et se projeter rapidement à partir de données riches et fiables.

Depuis sa fondation en 1991, plus de 18 millions de personnes sont gérées par les applications Meta4 à travers le monde, dont une proportion en constante augmentation à partir de votre plateforme SaaS. Une belle réussite. Que peut-on vous souhaiter ?

D’accompagner encore et toujours nos clients au plus près de leurs besoins. En matière d’externalisation de la gestion de la paie, l’un des enjeux majeurs pour les entreprises se situe dans l’optimisation du TCO (Total cost of ownership ou coût total de possession). Ce dernier dépend étroitement de la capacité du prestataire à mettre en conformité la paie et à intégrer les changements organisationnels, comme par exemple, les réorganisations internes, les fusions acquisitions mais aussi de la rapidité avec laquelle il va réaliser ces mises à jour. En tant que prestataire, c’est le challenge que nous avons à relever au quotidien : répondre toujours plus vite aux nouveaux besoins liés aux évolutions légales et réglementaires mais aussi aux changements structurels des entreprises.

Emilie Vidaud

www.meta4.fr

Apparus au cours des années 80 aux Etats-Unis, les centres de services partagés RH (CSP RH) s’imposent aujourd’hui, comme un moyen efficace d’organiser la production de la paie. Jugé innovant et source de performance, le CSP se place aujourd’hui au cœur des réflexions stratégiques RH des grandes entreprises. En France, c’est au cours des années 90 que le groupe France Télécom ouvre la voie à ce modèle d’organisation. Quelles sont les raisons qui poussent les organisations à construire un centre de services partagés dédié à la paie ? Explications

Véritables usines administratives, les CSP s’imposent de plus en plus comme une alternative crédible en matière de production de la paie, et plus largement de la gestion administrative du personnel. « Pour les entreprises de plus de 3 000 salariés, il apparaît désormais totalement anachronique de maintenir des équipes locales autonomes pour produire la paie », confirme Emmanuel des Rochettes, Senior Manager responsable de l’offre HR Transformation chez NorthgateArinso. Mais quel est le rôle véritable du CSP ? Sans aucun doute celui d’un prestataire de service, interne à l’entreprise, qui vise à mutualiser les activités administratives RH. Celles qui peuvent être réalisées à distance du salarié et disposent d’un fort potentiel d’harmonisation entre unités gérées.

Et dans le cas précis de la fonction paie, est-ce intéressant de construire un centre de services partagés ? Selon Emmanuel des Rochettes « cette fonction est aisément mutualisable. Et la mise en œuvre d’un CSP paie sera d’autant plus pertinente que les ressources administratives locales sont importantes et les processus non harmonisés ». CQFD.

Mettre en place d’un CSP

« La mise en place d’un CSP n’est pas un projet que l’on peut mener dans l’ombre. Il y a un ensemble important de chantiers à mener et des jalons sociaux à respecter », souligne l’expert. Parce que ce type de projet touche à l’organisation même de l’entreprise, il sera l’occasion d’une redistribution des rôles de la fonction RH : déchargées des tâches administratives, les équipes RH locales pourront en effet, développer leur rôle de Business Partner (déploiement des politiques RH, soutien au management, soutien RH orienté « carrières » auprès des salariés, dialogue social).

Enfin, la mise en œuvre d’un CSP paie s’accompagne la plupart du temps, d’une harmonisation des règles et des processus. « Il ne faut pas oublier que la mise en place d’un CSP sous-tend une relation client-fournisseur. Les activités de paie et de (tout ou partie de) gestion administrative RH seront transférées par les structures locales à ce nouvel acteur à condition qu’il garantisse une qualité de service au moins équivalente à celle qui préexistait : la mise sous contrôle de la qualité de service est un des piliers des modes de fonctionnement des CSP RH », précise Emmanuel des Rochettes.

Mais le véritable challenge d’un projet de CSP paie se situe surtout au niveau de la transition des équipes. La nouvelle organisation ne sera efficace que si elle dispose dès le démarrage des bonnes compétences, qui proviendront en partie des anciennes équipes. Il s’agit donc de réussir à la fois à mobiliser les acteurs locaux « sachants » à rejoindre la nouvelle structure mutualisée, mais aussi d’accompagner au mieux les  évolutions qui seront apportées au métier. « Lors de la construction d’un CSP, un travail de fond devra toujours être mené pour définir les postes cibles du CSP et les compétences associées, et analyser les écarts entre celles-ci et les compétences existantes, pour permettre l’élaboration d’un plan de formation adapté », indique le spécialiste de l’offre HR Transformation chez NorthgateArinso.

L’analyse de l’implantation géographique des équipes administratives RH (avant transformation) est un point-clé pour localiser au mieux la future organisation mutualisée. Et c’est bien là, l’une des décisions les plus importantes comme l’explique le spécialiste RH, « bien souvent, l’une des difficultés majeures consiste à mobiliser les ressources à rejoindre un seul et même site de production de la paie. Nous avons eu le cas d’un acteur de la grande distribution qui s’est trouvé confronté à un risque de perte de ses ressources en raison de difficultés liées à la mobilité. Ce grand groupe a finalement pris le parti d’opter pour la création d’un réseau de sept centres régionaux, qu’ont rejoint les gestionnaires provenant de leurs 120 hypermarchés.».

Les bénéfices réels ?

Mutualiser la gestion de la paie occasionne de nombreuses améliorations. A commencer par les deux bénéfices principaux visés par les entreprises : une réduction des coûts et une mise sous contrôle de la qualité de service. « La mutualisation des ressources, la standardisation et l’harmonisation des processus de cette fonction permettent de dégager des gains de productivité significatifs pour l’organisation. A cela s’ajoute souvent une dynamique de professionnalisation des acteurs de la fonction, qui auront un impact positif sur la qualité du service rendu aux clients du CSP », précise Emmanuel des Rochettes.

Le rassemblement sur un seul et même site fait, par exemple, disparaitre les sureffectifs liés à la multiplicité des équipes locales. Il permet également une meilleure maîtrise de la charge de travail et une meilleure affectation des effectifs aux besoins. Les pratiques métiers sont harmonisées et la filière paie et gestion administrative, significativement professionnalisées. « Le regroupement des experts métier au sein du CSP paie va permettre à l’ensemble des gestionnaires de monter en compétences », confirme l’expert en conduite de projet de CSP RH. Enfin, plus globalement, un projet de CSP RH présente aussi l’avantage de réallouer les ressources locales vers les activités RH à forte valeur ajoutée comme le développement RH ou le soutien RH au management.

Et après avoir mis en place un CSP paie ? En général, l’étape suivante consiste à mutualiser au sein de ce centre de services partagés la gestion administrative du personnel. Et ensuite, l’entreprise peut-elle envisager l’externalisation ? Toujours dans cette logique d’administration de la performance, le CSP peut se révéler être un « sas » préparant l’entreprise à l’externalisation des fonctions administratives RH. Mais cela ne se vérifie pas dans tous les cas de figure comme le signale Emmanuel des Rochettes, « depuis plus de trois ans, j’anime un Cercle qui rassemble plus de 15 responsables de CSP RH opérationnels de grandes entreprises françaises. Il n’y en a pas une qui ne tire pas un bilan positif de la mise en place de ce modèle organisationnel. Alors effectivement, le centre de services partages peut préfigurer la mise en place d’un futur projet d’externalisation, mais il s’impose également comme une structure stable et pérenne à part entière ».

Emilie Vidaud

D’après la définition officiellement donnée par les experts, l’externalisation est l’action de sous-traiter une fonction de l’entreprise à une société tierce spécialisée. Que peut-on voire même que doit-on externaliser si l’on est une grande entreprise ou au contraire si l’on est une PME ? Concernant la fonction paie, il existe trois niveaux d’externalisation auxquels sont associés divers types de prestations de service. Tour d’horizon

Alors que de plus en plus de P.M.E. s’interrogent sur les bienfaits et les inconvénients de l’externalisation de la paie, d’autres se questionnent sur le choix de leur prochain logiciel RH, ou plus précisément de leur futur logiciel de paie. Le choix s’avère délicat à prendre, tant les critères auxquels il faut prêter attention sont nombreux. D’autant plus que le périmètre d’externalisation varie d’une organisation à une autre et ce, en fonction de la culture d’entreprise.

Externaliser la paie pour une société qui a l’habitude de gérer ce traitement en interne depuis des années n’est pas une opération aisée. Il est donc primordial de la réaliser par étapes. En général, la première consiste à externaliser les moyens informatiques puis une fois cette opération réussie, les étapes suivantes peuvent être envisagées.

Externaliser les moyens informatiques

Il s’agit du tout premier niveau d’externalisation, appelé aussi « infogérance ». Les prestations associées sont : l’infogérance de l’application paie et des bases de données associées, la maintenance applicative ou encore la maintenance du réglementaire, … En règle générale, l’entreprise fait appel à un fournisseur de service d'application (aussi appelé fournisseur d'applications hébergées) qui lui fournit des logiciels ou des services informatiques via  un réseau, Internet en général. A cela l’organisation peut ajouter ce que l’on appelle une tierce maintenance applicative (TMA) qui vise à garantir la maintenance des logiciels d’une entreprise par un prestataire de service extérieur. Comme l’explique Christophe Patte, dirigeant fondateur du cabinet de conseil Human Start Consulting, « l’infogérance est une obligation contractuelle de moyens. Le prestataire externe s’engage sur un % d’accès à ses serveurs qu’il convient de définir au sein du contrat ».

Selon l’étude publiée par Markess International, parmi les diverses formes d'externalisation envisageables, les solutions en mode SaaS (Software as a Service) présentent des caractéristiques particulièrement intéressantes aux yeux des décideurs : coût moindre, simplicité? d'utilisation, ergonomie, temps d’implémentation réduit. « Le mode SAAS permet à l’entreprise de s’affranchir des contraintes liées à l’hébergement et aux logiciels », renchérit Olivier Rouas, Directeur commercial Cegedim SRH. En effet, le mode Saas permet à l’entreprise d’accéder à distance à des applications hébergées. L’éditeur de la solution fournit les moyens et le fournisseur de service propose, dans le cadre d'un abonnement, la fonctionnalité intégrée et gérée à ses clients qui l’utiliseront.

La co-production

C’est l’étape naturellement envisagée par les entreprises, une fois l’externalisation des moyens informatiques réalisée. « Il s’agit du niveau de service le plus demandé sur le marché car il permet à l’entreprise de se délester de la maintenance légale du réglementaire voire de la maintenance conventionnelle », souligne Olivier Rouas. Une aubaine pour l’entreprise soumise aux incessantes évolutions réglementaires en matière de gestion de la paie. La co-production ajoute donc à l’obligation de moyens, celle liée aux résultats sur les opérations de maintenance légale et conventionnelle. A ce titre, les prestataires en charge de l’externalisation doivent disposer d’une assurance permettant de couvrir les risques financiers encourus par l’entreprise en cas de contrôle URSSAF, par exemple. A noter que le prestataire peut également prendre en charge la production des déclarations sociales (mensuelles, trimestrielles et annuelle) ainsi que les opérations d’édition, de mise sous pli et d’envoi des bulletins de salaires.  

Ces dernières sont également chevillées à une obligation de résultats. « Une PME d’environ 1000 salariés peut, dans un premier temps, se contenter d’externaliser ses moyens informatiques en confiant les prestations d’hébergement, de maintenance applicative auprès de son éditeur ou d’un tiers. Elle pourrait également confier à celui-ci les opérations d’édition des bulletins, de mise sous plis, d’envoi (papier ou électronique) et d’archivage », souligne Christophe Patte.

A noter que l’entreprise conserve, néanmoins, la main sur tout le processus de production interne de la paie comme l’explique Christophe Patte, « l’entreprise réalise ses saisies de paie, contrôle ses bulletins et les valide. Car en co-production la prestation se limite à une mise à disposition de l’outil qui doit être conforme à la réglementation en vigueur. Ensuite, il est possible d’ajouter des prestations annexes comme l’archivage des bulletins de paie, par exemple ».

Le BPO

Le Business process outsourcing, la délégation de fonction en français ou encore le service full management, est l’étape la plus aboutie du processus. La production de la paie est totalement externalisée et la responsabilité de saisir les éléments variables, contrôler les bulletins ou encore assurer la gestion du déclaratif, revient pleinement et entièrement au prestataire. Les opérations dites de « post paie » qui regroupent les services : éditiques, mise sous pli, envoi des bulletin, archivage sous gestion électronique sont également prises en charge et sont soumises à une obligation de résultats.

« Le contrat d’externalisation doit présenter, dans le détail, les responsabilités qui incombent à chacune des parties. Pour toutes les actions relatives à la production de la paie et aux déclarations fiscales et sociales, notamment la DADS, il faut, sous la forme d’un tableau récapitulatif, faire figurer non seulement qui, du prestataire ou du client, se charge de leur production, mais aussi qui contrôle, valide et le cas échéant procède à l'envoi ou au transfert des éléments », insiste le dirigeant du cabinet Human Start Consulting.

Emilie Vidaud