La DSN, un projet à part entière

 

Coup d’accélérateur de la déclaration sociale nominative (DSN). A partir de la paie d’avril 2015, les quelques 15 000 plus grandes entreprises vont devoir passer à la DSN. Quel est le principe ? Quel est désormais le calendrier ? Que faudra-t-il déclarer ? Quelles incidences pour les entreprises ? Vos questions, nos réponses.

 

La DSN, c’est quoi le principe ?

C’est l’une des mesures phares du choc de simplification des entreprises initiées par Frédéric Lefebvre en 2011. La DSN a pour but, à terme, de remplacer toutes les déclarations sociales. Chaque mois, la déclaration des données sociales des salariés sera automatisée par le logiciel de paie sur le portail net-entreprises.fr ou sur msa.fr. Puis les infos seront dispatchées aux différents organismes concernés (Assurance maladie, Pôle emploi, Urssaf…).

 

La DSN selon quel calendrier ?

Au 1er janvier 2016, la DSN sera obligatoire pour toutes les entreprises. Mais pour éviter le goulet d’étranglement, depuis 2013, certaines entreprises se sont portées volontaires pour « tester » cette nouvelle procédure. A cela, vient de se rajouter une nouvelle étape intermédiaire fixée à mai 2015. Autant dire demain. Deux types d’entreprises sont concernés par ce passage anticipé :

  • celles qui ont plus de 2 millions d’euros de cotisations et contributions sociales dues au titre de l’année 2013, soit environ 15 000 entreprises.
  • celles ayant plus d’un million d’euros de cotisations sociales qui ont eu recours à un tiers déclarant dès lors que ce tiers déclare, pour l’ensemble de ses clients, un montant supérieur à 10 millions d’euros.

 

La DSN pour remplacer quelles déclarations ?

  • Depuis avril 2013 : les entreprises volontaires ou leurs tiers déclarants peuvent transmettre leur DSN en remplacement de l’attestation emploi pour Pôle emploi, de la DMMO, de l’attestation de salaire pour les versements des indemnités journalières maladie, maternité et paternité pour l’Assurance maladie et la MSA et des formulaires de radiation des contrats groupes complémentaires (prévoyance, assurances, mutuelles).
  • A partir de février 2015 : la DSN va remplacer la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) Urssaf, le bordereau récapitulatif des cotisations (BRC), le tableau récapitulatif (TR).
  • En janvier 2016 : la DSN se substituera aux autres DUCS (retraite complémentaire, prévoyance, CI-BTP…), aux déclarations de cotisations MSA (BVM, DTS), aux déclarations de la Caisse de compensation des VRP (CCVRP), à la déclaration d’emploi des travailleurs handicapés (DOETH), à la contribution sociale de solidarité des sociétés (C3S) et de la DADS-U (effective en janvier 2017)

 

Dans tous les cas, la DSN ne remplacera pas la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) adressée à l’Urssaf au plus tôt 8 jours avant la mise au travail du salarié, ni la déclaration d’accident de travail ou de trajet à envoyer au plus tard dans les 48 heures.

 

La DSN, quelle marche à suivre ?

La DSN est, notamment pour les grandes entreprises, un chantier à part entière qui va entrainer des changements dans l’organisation et dans les processus de fonctionnement. Pour réussir cette migration, une méthode rigoureuse s’impose.

  • Etape 1 : recenser les procédures et les spécificités RH (nombre de conventions collectives, catégories d’employés…) et les modalités déclaratives actuellement en cours dans l’entreprise. Objectif : savoir qui fait quoi et quand.
  • Etape 2 : déterminer en conséquence le périmètre d’application de la DSN. Qui sera impacté par le passage à la DNS et dans quelle proportion.
  • Etape 3 : diagnostiquer la « qualité » actuelle des données sociales en paie. En effet, le nombre de données à transmettre diminue considérablement grâce à la DSN. Ces données doivent donc être très précises.
  • Etape 4 : vérifier la compatibilité du logiciel de paie. Et là, trois cas de figures sont possibles. Si l’entreprise édite elle-même son logiciel de paie, à elle de s’approprier la nouvelle procédure DSN et de réaliser les mises à jour indispensables afin de transmettre en temps et en heure la DSN sur le portail net-entreprises.fr ou sur msa.fr. Si l’entreprise dispose d’un progiciel de paie, elle doit contacter son éditeur pour connaître les modalités de mises à jour. En ce moment, tous les éditeurs engagés sur la DSN travaillent d’arrache pied pour rendre leurs produits « DSN-compatibles » via de nouvelles versions ou via des modules DSN « plug & play ». Tous proposent également des dispositifs d’accompagnement à leurs clients. Enfin, si l’entreprise sous-traite sa paie, elle devra définir la démarche DSN en lien avec son prestataire, son expert-comptable ou tout autre tiers déclarant.

 

La DSN, quels avantages ?

Même si la mise en route risque d’être compliquée au début, la DSN présente de nombreux avantages. D’abord pour l’entreprise. Cette déclaration unique va réduire les erreurs et les anomalies dans l’émission et la transmission des données.  Ces dernières seront plus fiables et leur flux davantage sécurisé. Beaucoup de nouvelles tâches vont être automatisées ce qui limitera (voire supprimera) les répétitions inutiles. La DSN devrait également avoir un impact positif sur l’organisation globale. Pour obtenir des informations fiables, il va falloir de l’anticipation et une bonne coordination entre les services RH, paie et comptabilité. Côté salarié, l’intérêt de la DSN réside dans le calcul plus rapide de ses droits et de ses prestations grâce à la centralisation des informations. C’est également l’assurance d’une correction plus rapide des éventuelles erreurs. Sans oublier, l’allègement de la liste de pièces à fournir lors d’un changement de situation. Lors d’un départ à la retraite par exemple.

 

Sylvie Laidet