La gestion du temps et la planification, au cœur du SIRH

 

La gestion du temps a progressivement évolué pour devenir aujourd'hui un levier majeur d'optimisation en entreprise. Des plannings prévisionnels cohérents gérés par les chefs de service donnent de la flexibilité, permettent une plus grande efficacité, et assurent une équité indispensable entre les salariés. De plus, automatiser le comptage des temps de présence et d'absence, tout en respectant les lois, conventions collectives et accords d'entreprise, est devenu déterminant dans la gestion administrative des ressources humaines. Comment la gestion du temps est-elle devenue le cœur de la stratégie RH des entreprises ?

 

Un peu d’histoire

L’informatisation des ressources humaines a principalement débuté avec les logiciels de paie. La gestion du temps se concevait comme un module complémentaire, et se résumait à une simple collecte des temps de travail passés. La gestion de la paie se trouvait alors au cœur du SIRH. 

 

Respecter les contraintes légales tout en conservant l'équilibre social

Petit à petit, et surtout avec la réforme des 35 heures, la gestion du temps et la planification se complexifient. Il faut alors calculer des RTT, des heures supplémentaires, et éventuellement de l'annualisation, ce qui amène la nécessité d'un planning prévisionnel. Pour s'adapter aux contraintes des 35 heures, chaque structure doit considérablement augmenter son nombre de cycles de travail. Ce qui au départ pouvait se gérer assez facilement, sur papier ou à l'aide d'outils de bureautique comme un tableur Excel, devient progressivement plus compliqué.

 

La gestion du temps et la planification deviennent un axe stratégique

Il parait alors plus difficile de gérer le temps de travail dans le respect de l'ensemble des contraintes légales sans une certaine dose d'automatisation. Les éditeurs de logiciels GT sont dès lors de plus en plus sollicités par les services RH pour réaliser des solutions standardisées. Le logiciel de gestion du temps se place alors au cœur des problématiques RH : planning, comptage des temps, export de présences et d'absences... L'accès à l'information en temps réel est un gain de temps pour les équipes RH tout comme pour les managers de chaque service. Même si la gestion de la paie reste une fonction primordiale, le centre de gravité du SIRH évolue progressivement vers la gestion du temps. En effet, là où un logiciel de paie se rapproche plutôt d'un outil administratif, l'outil de gestion du temps permet une optimisation des plannings et un équilibre entre les salariés.

 

Anticipation et optimisation de la planification, le tout dans un esprit collaboratif

Les solutions RH évoluent, et les utilisateurs concernés ne sont plus les mêmes. Des modules complémentaires viennent se greffer au duo "gestion du temps / paie", et augmentent l'efficacité des équipes managériales en décentralisant au maximum la saisie et la consultation des informations RH. De par sa fonction première, la gestion du temps ouvre naturellement un accès individuel au salarié : demande de congés, saisie de notes de frais, saisie des activités réalisées... Cela évite la double saisie, limite les erreurs et fait gagner du temps à tous. Finalement c'est toute l'entreprise qui consulte et met à jour le planning.

On constate même que l'architecture de ces solutions s'est modifiée de façon progressive : place au SaaS (Software as a Service) qui favorise l'accès "où je veux, quand je veux", grâce aux logiciels installés sur des serveurs distants. De plus, les dernières évolutions comme les applications Smartphones ou les badgeuses tactiles permettent une plus grande souplesse d'utilisation.

 

La gestion du temps, un métier de spécialistes qui restent en communication avec les logiciels de paie

Au cœur du SIRH, la gestion du temps reste néanmoins ouverte sur l'extérieur grâce à des interfaces vers les autres logiciels composant ce système (logiciels de paie, plateformes de gestion des talents ou de formation...). De plus, au delà des plannings prévisionnels et réalisés, les informations issues des solutions de gestion du temps permettent une analyse poussée des temps de travail. La GT n'est plus un module additionnel, mais un outil d'aide à la décision. En donnant de la visibilité sur les temps de travail à court, moyen et long terme, en fonction des besoins et des métiers, la gestion du temps analyse l'activité de chacun afin d'optimiser l'efficacité de tous. 

 

 

A propos d'Octime

Depuis plus de 15 ans, Octime accompagne ses clients au travers des problématiques de gestion du temps et de planification. L'innovation est au cœur de notre stratégie, et  nous permet de garder toujours une idée d'avance. Plus de 8000 sites utilisent Octime au quotidien dans des structures de tout secteur d’activité, allant de 50 salariés à plusieurs dizaines de milliers de salariés.

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