DEMATRH® : Une solution globale de dématérialisation

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Depuis maintenant 10 ans, Primobox conçoit et commercialise des solutions de dématérialisation pour les entreprises, quelles que soient leur taille et leur secteur d’activité. Dans cette interview, Ludovic Partyka, Directeur Général de la société, nous présente DEMAT RH®, la solution dédiée aux Directions des Ressources Humaines.

 

Primobox, des solutions de dématérialisation s’adressant aux RH qui facilitent les échanges entre salariés.

“Primobox propose une offre globale de dématérialisation qui s’adresse à toutes les directions métiers de l’entreprise, et plus particulièrement aux services Paie/RH à travers notre solution DEMAT RH®. Notre objectif premier est de permettre aux directions RH d’automatiser, sécuriser et fluidifier l’ensemble des échanges administratifs avec les salariés.

L’expérience commence dès l’embauche avec la signature électronique du contrat de travail et la dématérialisation des pièces constitutives du dossier individuel. Ensuite, tous les mois, la plateforme permet d’assurer l’envoi de tous les documents RH aux salariés : les bulletins de paie certes, mais également les notes d’information, relevés d’heures, information mutuelle, BSI… Lors du départ du salarié enfin, tous les documents de sortie sont également envoyés depuis la plateforme DEMAT RH®.

Notons que la dématérialisation n’est pas une fin en soi. Tout l’enjeu de notre prestation est de prendre en compte l’ensemble des flux, qu’ils soient remis aux salariés au format électronique, ou envoyés par voie postale ! L’objectif étant que les RH se libèrent de ces tâches chronophages, et puissent ainsi allouer davantage de temps à leurs équipes !

Aussi, bien plus qu’une solution, c’est un réel service de dématérialisation que nous tenons à apporter chaque jour à nos clients. Nous sommes d’ailleurs heureux d’avoir été labellisés Entreprise Numérique Responsable, label attribué notamment sur la base d’une enquête de satisfaction indépendante menée auprès de nos clients”.

Critères à prendre en compte dans le choix d’une solution

« Ne pas résumer la dématérialisation des documents RH au seul bulletin de paie ! Tous les mois, en plus du bulletin de paie, le service Paie/RH a besoin d’envoyer aux salariés différents documents. Il est donc essentiel que la solution mise en place permette de traiter tous les documents, quels que soient les logiciels dont ils sont issus, bien au-delà du logiciel ou du prestataire de paie de l’entreprise !

Aussi, nous préconisons une mise en oeuvre agile : amorcer rapidement la démarche à travers la dématérialisation d’un premier processus, puis étendre progressivement à l’ensemble des processus RH de l’entreprise. A titre d’exemple, la mise en place de la dématérialisation du bulletin de paie se fait en moins d’un mois, quelle que soit la taille de l’entreprise, et sa solution de paie !

Zoom sur le coffre fort Salarié

Même si cela n’est pas obligatoire d’un point de vue légal, il nous semble opportun de profiter de la dématérialisation pour offrir à chaque salarié un coffre-fort électronique personnel qui lui permettra de bénéficier de différents services additionnels, dans sa sphère privée. Attention toutefois à ne pas choisir une solution exclusivement sous l’angle du salarié ! Il y a de nombreux outils de stockage de masse disponibles sur le marché et déjà utilisés quotidiennement par de très nombreux Français… Nous pensons que le coffre fort électronique mis à disposition par l’employeur a vocation à répondre à d’autres besoins d’ordre administratif notamment ; à l’heure où quelques dizaines de méga-octets suffisent à un salarié pour dématérialiser tous ses documents administratifs, rien ne sert, selon nous, de proposer des espaces de stockage disproportionnés. Enfin, il y a fort à parier que les salariés s’équiperont au fil du temps, indépendamment de leur employeur, et souhaiteront voir déposés dans leur coffre leurs bulletins de paie et autres documents RH émis par leur employeur. C’est donc bien une solution avant tout pour le service Paie/RH que l’entreprise doit choisir.

Conséquences de la Loi Travail sur la dématérialisation

«Depuis la loi Travail, entrée en vigueur le 1er janvier 2017, l’employeur peut faire du bulletin de paie électronique la règle dans l’entreprise ; c’est désormais aux salariés récalcitrants de s’opposer s’ils le souhaitent. Ainsi, les taux de dématérialisation oscillent en moyenne entre 80% et 100%, soit deux fois plus qu’auparavant, et sans aucun effort financier en matière de communication.

Autre avantage de la Loi Travail : le salarié doit pouvoir consulter son bulletin de paie depuis son Compte Personnel d’Activité (CPA).

Attention cependant à ne pas confondre CPA et pérennité de la conservation ! En effet le bulletin de paie reste stocké par et chez l’opérateur de dématérialisation retenu par l’entreprise.

II ne faut donc pas considérer que le seul lien technique avec le CPA permette à l’employeur de garantir au salarié la conservation du bulletin de paie sur toute la durée exigée par la loi (50 ans ou jusqu’au 70 ans du salarié).

Si aucun engagement n’est pris par l’opérateur de dématérialisation, il est possible que le salarié ne puisse plus, du jour au lendemain, consulter son bulletin de paie depuis le CPA !

Il est donc essentiel de s’assurer auprès du prestataire retenu des engagements pris en matière de conservation et de restitution des bulletins de paie, notamment en cas de cessation d’activité !

Face à cette problématique, Primobox propose par défaut un archivage des bulletins de paie pour une durée ferme de 50 ans chez CDC Arkhineo, filiale de la Caisse des Dépôts ; quoi qu’il arrive donc, le salarié pourra consulter ses bulletins de paie tout au long de sa vie professionnelle.