Externalisation de la paie, avis d’experts – suite
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La gestion de la paie est un domaine complexe. Il s’agit, en effet, d’une activité extrêmement exigeante qui fait appel à de nombreuses informations légales, réglementaires, conventionnelles, ….
Paradoxalement, la gestion de la paie est une fonction à très faible valeur ajoutée pour l’entreprise.
Ce constat étant fait, beaucoup de sociétés se posent un jour ou l’autre la question suivante : doit-on externaliser la paie ?
Aujourd’hui 8 entreprises sur 10 se disent favorables à l’externalisation de ce domaine RH. Longtemps boudée par les sociétés française, l’externalisation de la paie est un secteur en plein développement, alors qu’on ne dénombrait pas plus de 10 acteurs sur le marché, il y a de cela 10 ans, en 2009 on en recense plus d’une trentaine.
Alors comment mener à bien ce type de projet et ne pas se tromper ?
My RH Line a rencontré des experts de l’externalisation de la gestion de la paie qui nous font part de leur expérience de ce type de projet.
L’externalisation de la paie s’adresse-t-elle à tout type de sociétés ?
« Il n’y a aucune restriction et aucune limitation à la procédure d’externalisation de la gestion de la paie. » affirme Claude Portmann, Directeur général d’e-pay. « Les TPE, se tournent généralement, vers des experts comptables et les sociétés plus importantes, vers des prestataires spécialisés. »
Jérôme Rousselot, Directeur commercial de Cegedim SRH ajoute qu’ « externaliser le processus de paie d’une entreprise va bien au-delà d’un simple projet I.T. Il s’agit avant tout d’un projet de transformation d’une fonction, qu’elle soit partielle ou totale. »
« Pour pouvoir objectivement répondre à la question», continue-t-il, « il est nécessaire de réaliser un audit préalable de la situation : analyse du contexte, mesure de la maturité des pratiques, définition du rôle et des missions de la RH, identification des motivations profondes d’une telle démarche (…).
En fonction des réponses obtenues, l’externalisation peut avoir du sens ou non car, si l’on s’en tient uniquement à des considérations techniques, toutes les entreprises peuvent le faire ! Reste ensuite à définir le type d’externalisation et la granularité de services recherchés, sachant que la palette de solutions est large : de la gestion des infrastructures techniques et informatiques (infogérance) à une administration complète du processus (BPO). »
Quels sont les avantages à l’externalisation de la paie ?
« Elle permet de se recentrer sur son métier en confiant des tâches sans valeur ajoutée et purement administratives à des spécialistes. L’entreprise opère ainsi des économies sensibles de temps et de moyens, » explique le Directeur général d’e-pay.
« Les avantages sont nombreux », poursuite Jérôme Rousselot, « car au-delà de la rationalisation voire de la réduction des coûts, l’externalisation de la paie permet à l’entreprise de :
– Maîtriser son processus quels que soient les événements extérieurs. La complexification croissante de la législation sociale, par exemple, implique si votre processus de paie n’est pas externalisée, d’avoir en interne des experts capables d’analyser et d’assurer l’adéquation entre les évolutions de la réglementation, les pratiques de l’entreprise et le système d’information.
– Faire face aux réorganisations dans l’entreprise, qu’elles soient liées à des projets de croissance ou au contraire à une réorganisation des activités en interne. »
L’externalisation de la paie permet-elle toujours une réduction des coûts ?
« Je ne connais pas de contre-exemple », affirme Claude Portmann. « Les entreprises n’en ont pas nécessairement conscience car elles ne savent pas toujours calculer leurs coûts cachés. Par exemple, lorsqu’une nouvelle loi sort, comme la loi TEPA, il faut modifier le logiciel, faire de nouveaux paramétrages. Les responsables, en interne, n’en tiennent quasiment jamais compte dans leurs estimations. Elles ne peuvent donc pas se rendre objectivement compte de l’économie réalisable grâce à l’externalisation.»
« En faisant appel à un prestataire », explique le Directeur commercial de Cegedim SRH, « l’entreprise va tout d’abord pouvoir maîtriser les coûts induits par la gestion de la paie. Mais réaliser des économies n’est pas nécessairement le but recherché dans une démarche d’externalisation. L’entreprise peut avoir pour objectif la sécurisation d’un certain nombre de processus ; cela dépend vraiment de sa maturité et d’où elle part. Aujourd’hui selon les organisations et les entreprises, le R.O.I. peut se démontrer à la fois en termes économiques, opérationnels et organisationnels. »
Les conditions pour réussir un projet d’externalisation de la paie
« Les clés de réussite d’un tel projet résident avant tout dans son approche », note Jérôme Rousselot. « Il s’agit de définir avec précision ce que l’on externalise et comment on le fait. En d’autres termes, dans une démarche d’externalisation, deux projets cohabitent : l’un porte sur la maîtrise d’ouvrage, il vise à analyser le « Quoi » l’autre porte sur des aspects plus I.T. et permet de répondre au « Comment ». »
« L’entreprise doit être convaincue que l’externalisation est le bon choix à faire. Elle doit ensuite choisir un bon partenaire en fonction du degré d’externalisation qu’elle souhaite », explique Claude Portmann. « La manière la plus sûre pour choisir le bon prestataire d’externalisation est d’aller consulter des clients et de se fier à leur retour d’expérience. »
Comment se déroule la mise en place ?
« La mise en œuvre d’un projet d’externalisation est conditionnée par le contexte dans lequel l’entreprise évolue et la finalité dudit projet », insiste le Directeur commercial de Cegedim SRH. « En effet, les périmètres sont désormais très flexibles. De plus en plus de clients souhaitent s’orienter vers une externalisation assez poussée de leur processus en déléguant également à leur prestataire la gestion de la relation salariés. Ce type d’externalisation ne s’appréhende pas de la même manière que si l’on souhaite uniquement externaliser un processus administratif.
Toutefois, la mise en place d’un projet d’externalisation s’articule autour de 4 grandes phases.
– La première phase se déroule généralement sans le prestataire d’externalisation ; c’est la phase d’audit, de diagnostic. L’entreprise fait un état des lieux et identifie les leviers d’optimisation et d’amélioration que l’externalisation va pouvoir lui procurer. Cette phase peut être menée en interne mais de plus en plus d’entreprises se font accompagner par un cabinet conseil voire de maîtrise d’ouvrage.
– La première phase se déroule généralement sans le prestataire d’externalisation ; c’est la phase d’audit, de diagnostic. L’entreprise fait un état des lieux et identifie les leviers d’optimisation et d’amélioration que l’externalisation va pouvoir lui procurer. Cette phase peut être menée en interne mais de plus en plus d’entreprises se font accompagner par un cabinet conseil voire de maîtrise d’ouvrage.
– La deuxième phase, celle où le prestataire intervient en amont, consiste à réaliser une pré-analyse. Il s’agit ici de mettre en adéquation les savoir-faire du prestataire avec l’état des lieux et benchmarker les axes d’optimisation.
– La troisième phase, très technique, consiste à la fois à personnaliser et paramétrer le SIRH pour permettre de délivrer le service mais également à analyser et adapter les processus et l’organisation en définissant les rôles et responsabilité de chacun, les modalités d’échanges et les modes opératoires. Cette étape de transition nécessite beaucoup d’accompagnement tant du point de vue des process, que des acteurs et des différentes parties prenantes du projet.
– La quatrième phase est, quant à elle, postérieure au choix. Il s’agit du service régulier. Cette dernière étape permet de définir les axes d’optimisation des processus externalisés, de mesurer ces derniers et d’adapter le niveau de service en fonction de l’évolution de l’entreprise, de la réglementation et/ou des organisations internes. »
Les garanties apportées par les prestataires de l’externalisation de la paie
« Quel que soit le périmètre fonctionnel couvert, en tant que prestataire de services d’externalisation, notre premier engagement est un engagement de résultat, matérialisé contractuellement », affirme Jérôme Rousselot. « Il est donc nécessaire de définir les engagements de chacun car faire le choix d’une stratégie d’externalisation ne signifie pas pour l’entreprise de se décharger de ses responsabilités. Elle est tenue à une obligation générale de coopération comme par exemple maintenir les compétences de ses interlocuteurs en relation avec le prestataire ou encore communiquer clairement ses règles de paie et de gestion. Au-delà de ces engagements, figure un objectif d’amélioration de la qualité du service rendu souvent matérialisé par une convention de service ou SLA (Service Level Agreement). La convention de service permet de définir le qui fait quoi et fournir à l’entreprise cliente des indicateurs permettant de mesurer la qualité du service rendu. Au-delà de fournir une visibilité qu’elle n’avait pas nécessairement dans le cadre d’une gestion internalisée, le SLA constitue un véritable outil de pilotage et incite le prestataire au respect continu de ses engagements de service. »
Jérôme Rousselot, Directeur commercial de Cegedim SRH
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Claude Portmann, Directeur général de e-pay
 Pour en savoir plus : www.e-paye.com |
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Propos recueillis par Anne-Sophie Duguay
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