Faut-il archiver l’ensemble de ses mails ?

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archiver ses mails

Que ce soit dans la vie personnelle ou professionnelle, recevoir des mails est devenu une banalité ! Néanmoins de nombreux collaborateurs se sont rendus compte qu’archiver ces derniers est devenu primordial. Explications !

L’importance de l’archivage des mails : une évidence !

Il est clair qu’au même titre que les documents papiers, les mails doivent être archivés. En effet, l’archivage permet de faciliter l’accès aux informations et de les organiser pour pouvoir mieux les retrouver par la suite ! Il s’agit de l’un des éléments essentiel du stockage numérique.

Dans le monde professionnel, les mails sont devenus avec le temps de véritables outils de travail. Ces derniers contiennent  de nombreuses informations confidentielles notamment sur la stratégie ou encore les chiffres de l’entreprise.

D’un point de vue juridique, il est essentiel de conserver l’intégralité des mails. En effet, ces derniers pourront être utilisés comme éventuelle preuve.

Notez-le : il est certain que la gestion de l’information est devenue de plus en plus complexe !

Par ailleurs, une enquête récente a démontré que seulement quelques entreprises protégeaient les e-mails contenant des documents et par la même occasion des informations d’une grande importance. Cela permet également de réduire des volumes stockés.

C’est la raison pour laquelle il est conseillé de procéder à de l’archivage automatisé pour le bien de l’entreprise.

Notez-le : il est conseillé d’archiver l’intégralité des mails sans exception !

Par ailleurs, certaines entreprises mettent en place une véritable politique d’archivage des mails permettant d’abord de respecter l’obligation légale de traçabilité des échanges électroniques (loi de juin 2004 pour la Confiance dans l’Economie Numérique – LCEN), mais aussi de faciliter l’accès à l’information et de retrouver facilement certaines données utiles, comme par exemple l’auteur d’un message envoyé depuis un poste interne ou un contrat signé reçu en pièce jointe à une date précise.

Toujours est-il que cela reste un problème complexe dont les entreprises n’ont pas l’air de prendre à la légère et c’est appréciable !

En effet, les questions que se posent de nombreuses entreprises sont les suivantes : quels mails doit-on archiver et pour combien de temps ? Quels sont les moyens à mettre en œuvre ?

Attention : supprimer les e-mails serait une grosse erreur !

Les risques encourus en cas de non archivages des mails

Le premier risque réside dans celui de ne pas pouvoir produire les données demandées par exemple par un juge notamment lors d’une affaire ; non seulement les données doivent avoir été archivées, mais elles doivent présenter des caractéristiques d’authenticité ;

Sur le plan de la sécurité, des données confidentielles seront susceptibles d’être divulguées parce qu’elles ne sont pas ou insuffisamment protégées, ou encore parce qu’elles auraient dû être détruites.

En d’autres termes, des risques qu’il ne faut pas négliger….

Yasmine BELHO