Instaurer la collaboration pour booster l’engagement

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Redéfinir la collaboration

Beaucoup d’entreprises disent observer une bonne collaboration entre leurs travailleurs. Mais la collaboration ne se résume pas à une bonne entente entre collègues et à se rendre des services. Il s’agit de mener ensemble des projets d’équipe ou interdépartementaux. Il s’agit également de s’assurer que l’information que l’on génère soit toujours accessible et partagée ou encore de s’engager pour la pérennité de l’entreprise.

Mettre en place un tel niveau de collaboration ne s’improvise pas. Cela demande des outils et une culture d’entreprise forte qui favorise les échanges et l’engagement.

Des outils pour gagner du temps

Vous l’aurez surement observé : plus on collabore, plus on communique et donc plus le volume d’e-mails et le temps passé à les traiter augmente. Sans oublier le temps que l’on peut perdre lorsque l’on doit retrouver une information échangée par ce canal. Une étude de Mc Kinsey* estime en effet qu’un travailleur col blanc passe en moyenne 14% de son temps à communiquer, 28% à lire et répondre à ses mails et enfin 19% à chercher et collecter ses informations. Afin de diminuer le temps passé sur ces tâches « secondaires » et ainsi se consacrer davantage aux tâches directement liées à sa fonction, des outils comme les plateformes collaboratives peuvent devenir des avantages stratégiques non négligeables.

Une culture forte

Un bon outil collaboratif ne suffit pas. Si les gens ne sont pas motivés à l’utiliser et à s’engager dans divers projets, on ne pourra alors pas parler de véritable collaboration. Il faut donc non seulement penser à l’équipement technique mais également veiller à créer une culture d’entreprise forte, basée sur l’autonomie et l’initiative tout en favorisant l’engagement.

La cas Protime

Chez Protime la collaboration fait partie de notre ADN depuis la création de l’entreprise en 1995. A nos débuts, l’esprit familial d’une start-up nous animait et la collaboration était facile dans une équipe réduite. Avec les années et le succès de nos solutions, la société a grandi tout comme ses effectifs. De nouveaux Protimers sont venus nous rejoindre sans avoir connus les débuts de l’entreprise. Il est alors devenu plus compliqué de collaborer sans structure et support.

C’est ainsi qu’est née l’idée de développer notre propre plateforme collaborative. Basée sur 4 piliers (déploiement de la stratégie, suivi des projets et tâches, coaching et analyse), elle est très vite devenue notre principal outil de travail et le soutien de notre croissance. Cette démarche est une des raisons pour lesquelles Protime a été élue Great Place to Work pour la 5ème année d’affilée par ses collaborateurs et un jury indépendant.

Fort de cette expérience concluante, nous l’avons commercialisée en 2013 sous le nom de Protime 360° et comptons depuis de grandes références parmi nos clients comme Indigo Park ou encore de nombreuses villes et communes.

Des bénéfices insoupçonnés

Si l’on considère que travailler dans une entreprise où la collaboration règne en maitre et où la culture, placée sous le signe de l’entreprenariat, favorise l’engagement des collaborateurs ; il semblerait que la collaboration soit bel et bien un facteur de compétitivité.

En effet, la confiance accordée aux collaborateurs, l’autonomie, une vision partagée ou encore les moments de partage sont repris dans de nombreuses études** comme des facteurs favorisant l’engagement. Et il est clairement établi que les entreprises ayant un fort niveau d’engagement de leurs salariés connaissent en général :

  • Une productivité accrue
  • De meilleures relations avec leur clientèle
  • Un degré de satisfaction clients supérieur
  • Un absentéisme plus faible
  • Un turn-over moins élevé (ou bien une rétention supérieure)
  • Des niveaux de motivation plus hauts
  • Un esprit d’équipe renforcé
  • Plus de loyauté et de dévouement de la part de leurs collaborateurs
  • De meilleures capacités à innover et à prendre des risques

La collaboration semble donc bénéfique pour tous. Pensez à vous équiper d’outils pour la faire grandir et faire en sorte qu’elle fasse partie intégrante de votre culture d’entreprise.

*International Data Corporation (IDC): McKinsey Global Institute analysis

** Etude annuelle sur l’engagement du cabinet Aon Hewitt