Comment intégrer au mieux gestion des temps et contrôle d’accès ? (1/2)

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Intégrer votre solution de gestion des temps et votre système de contrôle d’accès présente de nombreux avantages. Pourquoi opter pour une solution intégrée ? Le point avec Patrick Paranthoën, Responsable R&D sûreté-sécurité Horoquartz.

Patrick, pourquoi intégrer gestion des temps et contrôle d’accès en entreprise ?

Les avantages à intégrer ces 2 fonctionnalités sont indéniables, mais trop souvent méconnus. Pourtant, les principales données utilisées par ces applications sont communes. Le badge bien sûr, mais aussi la fiche « employé » et de nombreuses données individuelles comme le service de rattachement permettant d’hériter de certains droits et d’autres propriétés.

De fait, comment intégrer au mieux la gestion des temps et le contrôle des accès ? L’idée est bien sûr d’éviter de saisir ces données à 2 endroits, avec toutes les conséquences que l’on peut imaginer, tant en perte de productivité qu’en perte de qualité d’information. Il y a aussi des risques en termes de sécurité.

Quelles sont ces conséquences exactement ?

Si on prend par exemple la fiche « employé » (qui contient les données signalétiques du collaborateur comme son nom, son matricule, sa date d’entrée et de départ de l’entreprise, etc.), si la gestion des temps et le contrôle d’accès ne sont pas intégrés, alors les données sont saisies deux fois, une fois par le service RH ou paie, une autre par le service sécurité ou la DSI. Cela engendre un coût qui pourrait facilement être évité. Mais le problème, c’est surtout la désynchronisation des données. Par exemple, si les dates de contrat ne sont pas identiques dans les deux systèmes, les droits d’accès ne concorderont pas. Il peut notamment y avoir des droits qui restent ouverts dans le système de contrôle d’accès après le départ du collaborateur, ce qui présente toujours un risque sécuritaire. Cela peut se produire aussi à l’arrivée du collaborateur. Par exemple, sa fiche a été créée dans la gestion des temps mais pas dans le contrôle d’accès. Il ne peut donc pas accéder aux locaux. Et ces exemples se vérifient régulièrement dans la pratique !

Même si l’affectation du collaborateur à un « service » est faite par le service RH, les règles et droits d’accès de chaque service sont du domaine du service sécurité qui reste maître du fonctionnement de son système. On peut donc à la fois tirer profit de l’automatisation tout en conservant le niveau de sécurité souhaité.

Qu’en est-il du coût et de la complexité d’une telle intégration ?

Faire communiquer deux systèmes de gestion des temps et de contrôle d’accès d’origines différentes, avec une architecture technique incompatible et un renvoi de responsabilités entre les fournisseurs, peut être coûteux et complexe. Mais si cette communication entre les deux applications est définie comme une fonctionnalité obligatoire de son cahier des charges, cela change l’approche. Bien évidemment, si on choisit un fournisseur capable de proposer les deux solutions, cela simplifiera forcément l’intégration des deux systèmes puisque les connecteurs seront standardisés et maintenus au fil des évolutions.

En réalité, les inconvénients ne sont bien souvent pas pris en compte. Dans certains cas, on peut même tomber sur des phénomènes de « silos » où chaque service souhaite maîtriser son domaine et ne pas s’embarrasser de cette communication, alors que les avantages à le faire sont évidents pour l’entreprise. Dans ces cas-là, c’est au management de projet de s’assurer que des processus intelligents sont mis en place. Ils permettront de mieux garantir la sécurité de l’entreprise et d’avoir des processus efficaces.

Marie de Horoquartz