Comment intégrer au mieux gestion des temps et contrôle d’accès ? (2/2)

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Intégrer votre solution de gestion des temps et votre système de contrôle d’accès présente de nombreux avantages. Pourquoi opter pour une solution intégrée ? Le point avec Patrick Paranthoën, Responsable R&D sûreté-sécurité Horoquartz.

Retrouvez la première partie en cliquant ici.

Patrick, quelles sont les informations ou processus qui veut peuvent être partagés entre gestion des temps et contrôle d’accès ?

Intégrer la gestion des temps et le contrôle d’accès permet de partager automatiquement les données propres aux employés, aux badges, et plus globalement un certain nombre de droits et affectations. Cette communication est facile à mettre en œuvre et apporte des gains importants, sous réserve bien entendu qu’on ait choisi des applications qui communiquent entre elles ! D’autres données et processus peuvent être partagés, notamment pour ce qui concerne les badgeages d’accès et ceux de présence.

Est-il vraiment légal d’utiliser des pointages d’accès pour déterminer la présence d’un collaborateur ?

Dans les faits, il n’y a pas d’interdiction d’utiliser des pointages de contrôle d’accès à des fins de gestion des horaires, à condition que les salariés et les IRP soient clairement informés et que les modalités soient expliquées. Il y a bien sûr quelques règles à respecter, la principale étant de ne pas calculer des temps de présence à partir de mouvements de contrôle d’accès à l’insu du salarié. La norme simplifiée n° 42 de la CNIL précise par ailleurs les règles et méthodes pour chaque finalité, notamment de conservation des données de pointage suivant leur nature. Quand cette interconnexion est envisagée, Il est conseillé, en vue d’une déclaration à la CNIL, de penser le système comme un projet global.

Et sur le plan technique ?

Pour être plus précis, certains pointages d’accès ne peuvent pas être en effet considérés comme des pointages de présence. Par exemple, un salarié badge son accès sur un tourniquet puis ressort immédiatement car il a oublié un dossier dans sa voiture. 2 minutes après, il revient badger sur le même tourniquet. Il est bien évident qu’on ne va pas considérer une entrée en présence, puis une sortie 30 secondes après, puis une nouvelle entrée en présence 2 minutes après. Il faudra mettre en place des mécanismes qui permettent de filtrer ces pointages au sens de la présence.

Il y a donc des scénarios à définir car les modalités peuvent changer suivant les entreprises. Ces mécanismes sont pris en charge en majeure partie par la gestion des temps. Côté gestion des temps, il est possible de mettre en œuvre des mécanismes pour filtrer logiquement les pointages. Par exemple, si j’ai 3 pointages de contrôle d’accès dans un intervalle de 3 minutes, lequel dois-je prendre en compte ?

On est ici dans une intégration très étroite du contrôle d’accès et de la gestion des temps. Quelles sont les conditions pour que cela fonctionne ?

Ce type d’intégration fait appel à des échanges temps réel, donc à des connecteurs certifiés et maintenus. Il n’est pas recommandé de se lancer dans ce genre d’intégration avec des solutions qui ne viennent pas du même fournisseur. Il y aura tôt ou tard des problèmes de synchronisation si les solutions ne sont pas parfaitement compatibles, techniquement et fonctionnellement. Or, on est ici dans un sujet sensible qui ne souffre aucune interruption de fonctionnement.

Au final, que rapporte ce genre d’intégration ?

Nos clients, qui nous demandent d’intégrer au niveau des pointages nos solutions Protecsys 2 suite (contrôle d’accès) et eTemptation (gestion des temps), ont souvent les mêmes objectifs. Ils veulent la plupart du temps éviter à leurs collaborateurs de faire un double pointage accès/présence là où c’est possible. Certains vont parfois au-delà. Il nous a par exemple été demandé de contrôler les temps de repos minimum du collaborateur entre 2 journées au moment du pointage d’accès. Ce que nous savons faire en interrogeant l’application eTemptation en temps réel. Grâce à cette interconnexion nous assurons conjointement la sécurité de la personne (temps de repos suffisant) et le respect du code du travail (Articles L 3131-1 et L 3121-24). Il nous est aussi parfois demandé de permettre sur les lecteurs d’accès de consulter et d’afficher des données liées à la gestion des temps.

L’enjeu pour nos clients est principalement de simplifier la vie des collaborateurs en leur évitant des pointages inutiles. Ils peuvent aussi avoir comme objectif de mettre de la rigueur et de la cohérence entre gestion des temps et contrôle d’accès et se prémunir ainsi de certains risques sociaux voire juridiques.

Marie de Horoquartz