Les outils de la gestion des temps de travail, retour d'expérience avec le Groupe VFLI - myrhline.com | Actualité RH et tendances des Ressources Humaines

Filiale du groupe SNCF-GEODIS, VFLI est spécialisée dans la logistique ferroviaire. Avec une offre construite autour de 3 activités majeures que sont la traction de trains de fret sur le réseau ferré national, l’exploitation ferroviaire et la maintenance sur sites industriels, et le pilotage et la traction de trains de travaux, l’entreprise doit gérer une population avec des horaires de travail très différents.

Afin d’optimiser la gestion de ses horaires de travail, VFLI s’est doté d’une solution lui permettant de diminuer le temps consacré aux tâches administratives afin d’accroître le temps accordé aux missions stratégiques des départements RH.
My RH Line a rencontré Marie-Pierre Petit, DRH adjointe du Groupe.

Une gestion des temps très complexes

« Nous devons gérer une population avec des horaires de travail différents, très complexes (horaires fixes, horaires variables, horaires 3×8) » explique Marie-Pierre Petit. « Cette production est très compliquée. En effet, nous faisons circuler des trains sur le réseau ferré national et dépendons donc de l’attribution de sillons (créneaux horaires) donnés par la société RFF (Réseaux Ferrés de France). De ce fait, les horaires de travail de nos salariés changent. La gestion des horaires par la planification intégrée et le suivi des absences sont donc des éléments primordiaux. »

« Nous devons être en constante adaptation sur les organisations du travail et la planification, la gestion des éléments variables de solde à la main ne devenaient plus gérables. Tout se faisait sur fichiers Excel, au coup par coup, en fonction des organisations de travail, c’était très archaïque et chronophage. C’est la raison pour laquelle nous avons décidé de nous doter d’un outil informatique.»

« La mise en place du projet a duré 2 ans. Il répondait à un développement croissant du groupe VFLI.
Nous sommes à peu près 800 salariés au sein du groupe VFLI avec plusieurs sociétés (5 sociétés juridiques et plus de 30 sites opérationnels), plusieurs conventions collectives, plusieurs organisations du travail. Nous avons déployé la solution par morceaux en commençant par une région pilote et nous l’avons ensuite déployée au fil du temps par région et par société.

Une des forces de Bodet a été de nous dédier un chef de projet tout au long des deux années de mise en place de la solution. Il a dû s’imprégner fortement de la méthode VFLI, des organisations de travail, du contexte spécifique lié au domaine ferroviaire. Cela s’est fait très rapidement, il a parfaitement su s’adapter à notre domaine spécifique.»

« La solution est opérationnelle sur toutes les régions et toutes les sociétés depuis début 2009.

Nous sommes totalement autonomes sur la partie logiciel, néanmoins comme nous sommes une société qui grossit de plus en plus et que nous avons des activités qui se diversifient, ils nous accompagnent constamment dans nos nouvelles demandes pour les mises à jour, les nouveaux paramétrages (quand ils sont un peu compliqués).»

Une meilleure organisation

« La mise en place de la solution Kelio Optima, qui a su s’adapter à nos besoins et à notre demande, à savoir la gestion des horaires complexes, nous a apporté de nombreux bénéfices utilisateurs. Elle nous a permis notamment :

– d’organiser efficacement le travail grâce à la planification intégrée

– de contrôler les organisations de travail dans le respect des dispositions réglementaires

– et de gagner en rapidité et en fiabilité dans la réalisation de la paie.

La solution nous a permis également d’obtenir rapidement des récapitulatifs grâce au reporting intégré de type suivi des heures supplémentaires, suivi des plans de travail…

Nous sommes passés d’une gestion « maison », atypique, extrêmement archaïque à une solution qui nous a permis d’aller de la planification des organisations du travail à la réalisation de la paie puisque toutes les organisations du travail sont paramétrées dans le logiciel et de là nous paramétrons des éléments variables de solde (les heures supplémentaires, par exemple). La paie est calculée automatiquement.

La décentralisation et l’automatisation des tâches administratives permises par KELIO OPTIMA, telles que la saisie des horaires, la préparation des bulletins de paie, tendent à améliorer la disponibilité et la qualité de travail du département Ressources Humaines et des managers de VFLI.
Désormais, les éléments variables de paie n’ont plus à être saisis ; ce qui implique un gain de temps considérable pour les différents acteurs et représente un changement de culture pour l’entreprise.
La saisie est aujourd’hui automatisée et les assistantes, les planificateurs et le service paie sont ainsi valorisés dans leurs tâches quotidiennes en effectuant désormais des opérations de paramétrage et de contrôle.

Même s’il y a toujours des adaptations à faire, Nous sommes globalement très satisfaits. Nous avons des organisations de travail et une activité qui sont très complexes, Kelio Optima est ce qui répond le mieux aux attentes d’une entreprise qui a des contraintes comme les nôtres. »

Propos recueillis par Anne-Sophie Duguay