Optimisation de la paie avec les données de la GTA : règles et bonnes pratiques !

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Optimisation de la paie avec les données de la GTA : règles et bonnes pratiques !
Optimisation de la paie avec les données de la GTA : règles et bonnes pratiques !

Pour Horoquartz, le traitement de la paie peut largement être optimisé en s’appuyant sur une communication efficace avec la GTA. Quelles sont les données concernées et comment mettre en place cette communication ? Le point de vue de l’éditeur.

Paie et gestion des temps : qui fait quoi ?

Un logiciel de GTA enregistre les éléments de base que sont la présence et les absences. Il utilise ces données pour calculer des données sous 3 formes :

  • des compteurs de temps (heures à payer, heures supplémentaires à différents taux, heures à majorer (dimanches, fériés, nuits…).
  • des compteurs en quantité (ex : primes liées au travail ou à l’activité)
  • des compteurs de suivi (droit/pris/solde congé, RTT, nombre de jours travaillés, de nuit, de samedi…)

Au final, la GTA dispose ainsi d’éléments variables de paie (majorations, primes, tickets restaurant…), d’absences prévues (congés, RTT…) ou non (arrêts de travail…), d’activités telles que les formations, les délégations ou des réunions, motifs suivis dans l’outil sans être considérés comme des absences. Par principe, et c’est une règle communément admise, la GTA ne gère que des quantités (en heures ou en nombres) sauf cas d’exception.

La paie de son côté a pour vocation de valoriser ces données quantitatives sur la base des taux horaires et montants négociés par l’entreprise, et de les restituer sur un bulletin de paie, soit dans le corps (éléments variables, absences) soit dans le pied du bulletin (droit/pris/solde).

Comment fonctionne la communication entre GTA et paie ?

La mise en place de la communication de la GTA vers la paie nécessite de gérer une table de correspondance pour associer les données de la GTA avec les rubriques et codes de la paie.  Il est en général nécessaire de préciser ici les paramètres de gestion de chaque rubrique (unité de décompte, détail journalier, totalisation, périodicité…). La GTA peut ensuite fournir au logiciel de paie des enregistrements conformes à ses points d’entrée en fonction des éléments attendus (éléments variables, absences, compteurs de pied de bulletin).

Quel mécanisme de communication entre GTA et paie ?

Certains logiciels de GTA disposent d’un module permettant de paramétrer l’export vers le logiciel de paie. On parle bien ici de paramétrage.

Quand ils en sont dépourvus, cela nécessite de recourir à un développement spécifique pour alimenter la paie, forcément plus long à réaliser, plus coûteux et difficile à maintenir dans le temps.

Quand un éditeur de GTA indique qu’il sait s’interfacer avec tel logiciel de paie, il est donc important de s’assurer (au-delà du résultat) de la façon dont il va le faire. Cet élément est clé pour comprendre la facilité de mise en œuvre et l’évolutivité de la communication mise en place.

De leur côté, les logiciels de paie disposent en général de points d’import normalisés pour recevoir les données de la GTA.

Qu’est-ce que la gestion de la rétroactivité ?

Que se passe-t-il si des corrections interviennent dans la GTA pour une période déjà traitée en paie ? Par exemple, le temps de présence d’un salarié est modifié dans le passé, ce qui a pour conséquence de déclencher rétroactivement le paiement d’heures supplémentaires. Un motif d’absence est requalifié alors qu’il a déjà été envoyé en paie. La rétroactivité consiste à extraire des éléments de la GTA, non plus uniquement sur la période de paie en cours, mais également sur des périodes passées, et à générer automatiquement des mouvements de corrections, générant le cas échéant des rappels de salaire.

Peu d’éditeurs de GTA proposent ce mode de fonctionnement en standard alors qu’il peut s’avérer précieux quand des corrections sont fréquemment apportées en GTA sur des périodes déjà traitées en paie. Cette situation est assez courante dans les faits. Cette possibilité évite de saisir manuellement les corrections en paie avec le risque d’erreur qui va avec. Il garantit également des données toujours synchrones entre GTA et paie. Ceci suppose bien évidemment que le logiciel de paie supporte ce type de traitement de son côté.