Prélèvement à la source : une opportunité de moderniser la paie et de mieux accompagner le salarié

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Prélèvement à la source : une opportunité de moderniser la paie et de mieux accompagner le salarié

Envisagées comme un même processus industrialisé, la production et la diffusion des bulletins de paie peuvent non seulement simplifier le travail des RH, mais aussi répondre à l’enjeu d’accompagnement des salariés dans la transformation numérique de leur vie administrative.
L’entrée en vigueur du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu (PALS) est souvent présentée sous l’angle de son impact social. Parce qu’elle influe à la fois sur le calcul de la paie et sur la présentation du bulletin de paie, cette mesure se traduit par un profond bouleversement des habitudes des salariés. Sa mise en oeuvre nécessitera un accompagnement au sein des entreprises, au moins durant les premiers mois. Mais ce volet social ne doit pas faire oublier l’impact organisationnel de cette réforme. Car celle-ci constitue une nouvelle étape dans l’automatisation et l’industrialisation du processus de gestion de la paie. C’est en effet par un échange automatisé de données entre l’administration fiscale et l’employeur que sera calculé le PALS. Il y a aujourd’hui matière à aller plus loin, dans ce domaine, que la seule exigence réglementaire.

Accompagner le changement

Tout l’enjeu est de ne pas laisser le salarié à la traîne de cette nouvelle étape de la transformation numérique de sa vie administrative et fiscale. Car si d’un côté, la plupart des formalités liées à l’impôt s’effectuent désormais en ligne, il faut aussi qu’il puisse disposer d’un bulletin de paie au format numérique pour effectuer ces mêmes démarches ou d’autres. Or, force est de constater que ce n’est pas le cas dans la majorité des entreprises.
Plus d’un an après l’entrée en vigueur de l’article 54 de la loi El Khomri autorisant la diffusion électronique des bulletins de paie (sauf refus exprès du salarié concerné), moins d’une entreprise sur cinq (15 %) a déjà franchi le pas. Et cela alors même que la mesure est plébiscitée dans son principe par plus de 4 salariés sur 5.

Optimiser le processus dans son ensemble

Cette situation est largement liée à un manque d’industrialisation de l’une des phases clés du processus de gestion de la paie, la diffusion. Sous l’effet de la pression réglementaire, les RH se sont concentrés sur l’automatisation des calculs et de la mise en forme des documents afin d’assurer la conformité. Mais ils ont laissé de côté l’un des plus puissants leviers d’optimisation du processus, la dématérialisation et la diffusion multicanal. Agir sur cette dernière phase du processus se traduit par un retour sur investissement immédiat grâce aux économies réalisés sur les coûts d’affranchissement ou de remise en main propre. Couplée au coffre-fort électronique, elle est aussi porteuse d’une forte valeur ajoutée pour les salariés, puisqu’elle leur permet de prendre date avec une transformation numérique qui ne fera que s’amplifier.

Reprendre l’initiative au service des salariés

Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire de changer de perspective. Si le bulletin de paie doit devenir un outil au service de la relation collaborateur, son processus de production ne peut plus se limiter à la seule application des règles comptables et à la mise en forme du document. Il doit aussi inclure la gestion industrialisée de la diffusion multicanal. Ce faisant, l’entreprise ne fait pas que s’adapter à une évolution réglementaire en vigueur ou à venir. Elle reprend l’initiative au service de ses salariés en les accompagnant plus avant dans la simplification de leur vie quotidienne grâce au numérique.

Aller plus loin que l’obligation légale avec Digiposte

Si la loi El Khomri autorise la diffusion des bulletins de paie par voie électronique, elle en fixe aussi les limites. L’envoi simple par email par exemple, n’est plus autorisé, car il ne permet pas de conserver un bulletin de paie numérique pendant 50 ans (ou jusqu’aux 70 ans de l’intéressé) comme l’impose la loi. Le coffre-fort électronique est le seul dispositif à répondre à cette exigence. Le coffre-fort électronique Digiposte ajoute à cette garantie celle de la pérennité du Groupe La Poste. Il se distingue aussi par sa capacité à aller plus loin que l’obligation légale, en apportant des services utiles à l’utilisateur/salarié. Digiposte a développé des connecteurs avec plus de 450 organismes publics et privés et des applications dédiées pour faciliter les démarches administratives courantes. Contrairement à de nombreuses offres du marché, le coffre-fort Digiposte n’est pas uniquement réservé à la conservation du bulletin de paie. Il est conçu pour devenir le centre de la vie administrative numérique du citoyen/salarié, tout au long de sa vie.