Prévisions d’activité en entreprise : tout savoir !

La réussite d’un projet de planification des effectifs est largement conditionnée par la qualité des prévisions d’activité : focus avec Lambert Rejany, Directeur Produit chez Horoquartz.

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GTA, planification, horoquartz
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Planning : le poids des habitudes

La tendance naturelle de tout planificateur est de reproduire un planning historiquement réalisé, en l’adaptant pour prendre en compte les variations de charge de la période à venir. On est ici dans une logique de duplication de plannings avec un aménagement. Et la performance de l’outil de planification sera souvent jugée à sa capacité à recopier des plannings, si possible plus simplement et plus rapidement.

Or, les outils modernes de gestion des plannings des collaborateurs partent d’un tout autre mécanisme. Ils ne cherchent pas à reproduire des plannings déjà élaborés mais à générer un planning totalement adapté à l’activité prévisionnelle. Et pour cela, ils s’appuient sur des prévisions d’activité. La qualité de ces prévisions a donc une importance essentielle car plus elles seront fiables et plus le planning généré collera à la réalité. Et par conséquent moins le planificateur aura d’ajustements à faire manuellement.

Prévisions d’activité : de quoi parle-t-on ?

Précisons tout d’abord que les prévisions d’activité ne sont pas génériques. Elles sont intimement liées au métier du client et exprimées avec des critères en concordance. Précisons ensuite qu’elles peuvent intégrer une partie automatisable en se basant sur des historiques d’activité, sur des carnets de commande, sur des prévisions de flux, etc…mais qu’elles sont souvent ajustées avec des critères peu modélisables et variables suivant le métier (météo, trafic routier, événements, actualité, imprévus divers…).

Il n’est pas rare que ce soit un service dédié qui prenne en charge cette tâche tant les méthodologies employées peuvent être spécifiques.  

Prenons quelques exemples :

Dans la distribution, le besoin en nombre d’hôtesses sur une ligne de caisse de grande surface pourra être calculé par en analysant les historiques de visites et d’achats des clients pour une période: nombre de passages en caisse, durée des passages, nombre d’articles vendus, temps d’attente …. Ces données seront ensuite croisées avec des éléments externes (événement sportif, grève annoncée dans les transports, départ en vacances…) ou internes (statistiques d’absentéisme, recours à l’intérim, etc…)

Dans l’industrie, le besoin en opérateurs par ligne de production ou machine nécessitera d’analyser les volumes prévisionnels en portefeuille pour une période: quantités à produire par article, nombre de palettes… Ces volumes connus pourront être pondérés par des projections statistiques définies par la supply chain ou par des éléments de court terme (ex : effet de la météo dans le domaine agroalimentaire).

De même, sur le secteur de la Santé, l’ajustement des maquettes organisationnelles, le calcul des effectifs nécessaires, des cycles et des roulements, nécessiteront d’analyser de plus en plus finement les volumes prévisionnels de patients, les capacités d’accueil, en optimisant le fonctionnement des blocs opératoires ou des installations d’imagerie.

Dernier exemple : dans le domaine des collectivités territoriales, les mécanismes ne seront pas très différents, mais on verra aussi apparaitre une autre notion qui est celle de la continuité du service. C’est-à-dire qu’une présence devra être assurée même si elle ne correspond pas à une contrainte de flux, simplement pour garantir le service à l’usager.

L’élaboration des prévisions d’activité est donc directement liée au secteur et aux contraintes de chaque activité. La seule règle commune est que ces prévisions doivent être le plus précises possibles.

Existe-t-il des outils génériques pour gérer les prévisions d’activité ?

On ne peut parler de solution générique dans la mesure où c’est plutôt un ensemble d’applications qui va fournir les prévisions d’activité. La base commune reste l’ERP ou l’application métier centrale. Dans la plupart des cas, c’est elle qui fournit les historiques d’activité ou les portefeuilles à produire. Ces données brutes sont ensuite assez souvent ajustées avec des données en provenance d’autres applications pour obtenir une prévision d’activité fiable.

Les outils de planification reçoivent ces prévisions d’activité et vont en général transformer eux-mêmes ces prévisions en besoins en ressource main-d’œuvre. Pour cela, ils utilisent une cartographie qui permet de transformer un flux de clientèle, un volume à produire, une obligation de service en nombre de personnes nécessaires par plages horaires avec les qualifications adaptées pour une période. Mais, ils prennent en compte aussi d’autres paramètres en fonction de votre stratégie.

Des calculs de besoin cohérents avec les objectifs

Ainsi, le calcul du besoin devra être cohérent avec vos objectifs. Vous voudrez, par exemple dans votre magasin, privilégier l’accueil et le conseil. Le calcul du nombre de salariés à l’accueil et/ou aux caisses devra en tenir compte. Vous chercherez par exemple à optimiser l’utilisation des intérimaires sur certains postes clés, à faire tourner les collaborateurs sur les différents postes pour conserver la compétence et éviter la pénibilité, à interdire la planification d’un personnel non confirmé sans un expert à proximité géographique… Autant de paramètres impactant fortement le calcul du besoin en nombre de personnes par créneaux d’affectation.

Sans l’intégration de ces objectifs, le planning fourni ne correspondra pas à l’attendu, à ce que les équipes de planification ont l’habitude de produire. Et dans ce cas, ce sera le plus souvent l’outil de planification qui sera incriminé, alors que la véritable problématique se situera au niveau de la prévision d’activité et de la génération du besoin.

En savoir plus sur la gestion des plannings

Lambert REJANY, Directeur Produit chez Horoquartz