Projet de gestion des temps : réussir sa conduite du changement

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Projet de gestion des temps : réussir sa conduite du changement

9 salariés français sur 10 pensent que la gestion des temps de travail participe au bon climat social de l’entreprise, (étude Opinionway pour Horoquartz, 2017). Parfois 2ème application la plus accédée dans l’entreprise après la messagerie (en termes de nombre d’utilisateurs), la gestion des temps est un sujet sensible qui exige une solide préparation en amont et un réel accompagnement en aval. Quelques règles d’or doivent être respectées.

Règle n°1 : impliquer les collaborateurs

Si les atouts en termes de conformité réglementaire, de traçabilité, de gain de temps administratif… sont évidents, il peut être judicieux de se mettre un instant à la place de l’utilisateur final. Comment fonctionne-t-il aujourd’hui ? Quels sont ses besoins au quotidien ? Quel temps a-t-il à y consacrer ?

Il est possible, par exemple, de réunir un échantillon de la population de l’entreprise, afin de lister leurs attentes. ASICA, PMI spécialiste des ensembles électroniques, a opté pour eTemptation d’Horoquartz. « La solution a été présentée en amont de son installation » se souvient Pascal Prenveille, Responsable Industriel et Systèmes d’Information. « Nous avons bien expliqué aux collaborateurs que cette solution n’avait pas une vocation de contrôle, mais qu’elle visait une plus grande transparence sur le suivi des compteurs accessibles à tous. Les salariés ont bien compris que la fiabilité de l’outil éviterait les mauvaises surprises inévitables en fin de période d’annualisation sur les jours en moins ou en plus, qui sont toujours sujets à polémique. »

Règle n°2 : anticiper les résistances au changement

Cartographier l’ensemble des acteurs-utilisateurs permet d’identifier rapidement les freins potentiels. Des changements de pratiques ou de modalités de gestion peuvent être vus par certains comme des remises en cause, alors que bien souvent il s’agit de se mettre en conformité ou d’implémenter des processus efficaces. Le plus souvent, les entreprises déploient leur solution de gestion des temps par phase, en commençant par une population test : un seul service, un seul site, ou plusieurs key users correspondant aux différentes typologies d’utilisateurs. Cette première étape permet de repérer les éventuelles sources de problèmes.

Règle n°3 : communiquer avant, pendant, après

Gérer les temps, c’est avant tout gérer des gens. Plus que dans n’importe quel projet, la mise en œuvre d’une solution de gestion des temps nécessite de communiquer auprès de toutes les parties prenantes et d’être transparent sur les objectifs.

Johanna Védrine, Responsable des Ressources Humaines des supermarchés Leclerc de Blagnac et St Orens (1000 salariés) témoigne : « nous étions dès le départ conscients d’un besoin d’accompagnement, proche du terrain. Il est clair que ce genre de solution nécessite un effort de pédagogie. Pour le lancement de l’application, nous avons mobilisé nos directeurs de département. Ils ont organisé des réunions d’information par groupes de 15 à 20 personnes afin de leur présenter l’outil et les objectifs. »

Au sein du supermarché Leclerc de Colmar, c’est Robert Corda, Directeur, qui a supervisé la communication : « dans une grande société comme la nôtre avec un passé sans pointeuse, passer d’une autogestion des horaires à un système de badgeage nécessitait une explication pour qu’il n’y ait pas de malentendu. J’ai donc tenu à faire un accompagnement personnalisé, et j’ai reçu individuellement les 250 collaborateurs pour leur présenter la solution et ses bénéfices. »

Une fois la solution déployée, permettez à vos collaborateurs de vous faire remonter l’information et leurs questions. Savoir qu’ils ne sont pas seuls dans leur utilisation de l’outil ne pourra que les rassurer.

Règle n°4 : ne pas négliger la formation

Dernière étape, mais pas des moindres, la formation ! Pour les administrateurs d’abord : peu importe la taille de votre structure, il est plus que recommandé de former une personne/une équipe à la gestion quotidienne de l’outil de gestion des temps. Les administrateurs pourront, si besoin, servir de « hotline interne » auprès des utilisateurs. Ces derniers, eux aussi, doivent bien évidemment être accompagnés dans leur prise en main de la solution. Chez Mersen, expert mondial des spécialités électriques comptant 1500 collaborateurs en France, la formation s’est faite par étapes. « Nous avons apporté un soin particulier à former nos experts RH et en cela, la construction de la solution Horoquartz a permis d’homogénéiser les règles et les pratiques » explique William Cruzille, Responsable SIRH et Paie. « Il a fallu également impliquer les managers : ce qui pouvait être vu a priori comme une charge supplémentaire a finalement été bien accepté avec un effort de pédagogie et une bonne formation sur les outils. »

Règle bonus : se faire accompagner

Convaincre et fédérer les équipes autour d’un projet de gestion des temps n’est pas toujours une mince affaire, c’est pourquoi être accompagné d’un intervenant externe peut être une solution. De nombreux organismes ou cabinets spécialisés en AMOA proposent aujourd’hui d’aider les entreprises dans leur phase d’accompagnement au changement.