Projet de Gestion des Temps : ne vous trompez pas ! (2/3)

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Horoquartz gestion des temps
projet SIRH de gestion des temps

La réalisation des spécifications d’un système de gestion des temps est une étape essentielle du projet. Elle se réalise conjointement entre les équipes du client et celles de l’éditeur-intégrateur. Comment réaliser au mieux les spécifications de la solution de GTA qui va être mise en œuvre dans votre organisation ? Retours d’expérience et bonnes pratiques avec Thierry Becquet et Patrick Sommeria, Experts métier du Service Clients d’Horoquartz.

Anticiper l’étape de spécification

Rappelons tout d’abord une évidence : la phase de spécification sera plus efficace et plus fiable si les attentes et les besoins ont été formulés précisément au moment de la consultation. Nous l’avons vu dans un précédent billet, les entreprises ne disposent pas toujours d’un référentiel exhaustif et à jour de leurs règles et pratiques de gestion des temps.

Pour Thierry Becquet : « la préparation en amont qui peut être faite directement par le client est le meilleur moyen de faciliter la phase de spécification. Récolter et compiler les éléments ‘fondateurs’ tels que la convention collective applicable, les accords d’entreprise, les notes d’application est un minimum. Mais au-delà, il faut recenser les pratiques, les cas particuliers de gestion, les habitudes, car il y a souvent des écarts entre la réglementation ‘officielle’ de l’entreprise et ce qui se fait sur le terrain. Et il faut le faire sur tout le périmètre d’application de la solution, notamment dans des organisations où différentes sociétés ou sites peuvent avoir des particularités. Il faut également s’assurer que tout le monde en interne ait bien la même compréhension des règles de gestion. Il est fréquent par exemple que le traitement des heures supplémentaires, l’application d’un accord d’annualisation et même les modalités de prise de congés fassent naître de longs débats internes, parfois même au sein des équipes RH.  Plus ces sujets auront été débattus et formalisés avant la phase de spécification, plus l’appropriation du sujet en interne sera forte, et plus efficace sera le travail du ou des consultants de l’éditeur».

Avoir les bonnes personnes dans le groupe de travail

Un projet de gestion des temps et des activités est par nature transverse à l’organisation et concerne tous les collaborateurs. « Le service RH reste le plus souvent la cheville ouvrière de la phase de spécification. Mais nous constatons qu’inclure dans le groupe de travail des représentants des directions métier et informatique, ainsi que des utilisateurs directs du futur système, favorise l’implantation à venir. Cela permet déjà de bien se mettre d’accord sur les objectifs poursuivis, d’avoir une vision globale des modes de gestion dans les différents services, de s’assurer de ne pas avoir oublié de cas particulier propre à un service, et de voir comment l’application va s’intégrer dans le système d’information de l’entreprise. Ainsi, si la communication avec la paie est quelque chose de très courant dans les projets de gestion des temps, des transferts de données avec l’ERP, la gestion des talents ou encore la gestion des intérimaires peuvent aussi être mis en place. Impliquer les différents acteurs est non seulement une bonne façon de spécifier le système en fonction de leurs attentes, mais c’est aussi un excellent moyen de les motiver sur le projet et donc, d’en favoriser la réussite » indique Patrick Sommeria.

Identifier les cas d’exception

Au fil des années et des négociations, de nombreux cas particuliers de gestion des temps ou de traitement des absences peuvent s’accumuler dans une entreprise. Parfois ils ne concernent plus qu’un service, voire quelques personnes. « Ces cas d’exception, qui parfois représentent moins de 1% de l’ensemble des fonctions attendues de la solution de GTA peuvent créer de la complexité. Chercher à tous les automatiser peut alourdir la solution. Il est donc important de les identifier, de les quantifier et de voir le traitement le mieux adapté. Dans certains cas, une négociation avec les partenaires sociaux pourra apporter une simplification. Pour d’autres, s’ils n’ont pas un caractère répétitif – par exemple une prime annuelle ou une absence exceptionnelle – un traitement manuel évitera un automatisme parfois complexe pour un gain discutable. Il faut malgré tout les documenter dans la phase de spécification » précise Thierry Becquet.

Vérifier par les éléments en sortie

Comment s’assurer de la fiabilité de la spécification produite? La qualité de la préparation par le client, l’expertise du consultant sont des éléments essentiels. Mais nul n’est à l’abri d’une mauvaise interprétation. Pour Patrick Sommeria, une solution pour vérifier la pertinence de l’attendu est de s’interroger sur les éléments en sortie de la gestion des temps et ce, dès la phase de spécification : «Les éléments attendus par la paie qu’il s’agisse de temps, d’heures supplémentaires, de primes, d’absences sont très structurants. S’interroger sur leurs modalités de traitement est un très bon moyen de s’assurer que les règles de gestion définies en amont sont justes et de les ajuster le cas échéant».

Ne pas oublier les objectifs stratégiques

Comme pour tout projet IT, s’accorder sur les objectifs en début de phase de spécification est incontournable. « C’est cette compréhension partagée entre le client et l’éditeur qui permet de hiérarchiser les fonctionnalités à mettre en œuvre et de définir leur champ d’application. Elle permet également de comprendre où les efforts doivent être concentrés pour apporter le meilleur retour sur investissement à l’entreprise et à ses collaborateurs » concluent nos deux experts.